Proje Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?

Proje ilerleme raporunda hangi bilgiler yer almalıdır?

Durum raporu, üst düzey yöneticilere projenin ilerleyişini anlatan bir rapor olmalıdır. Rapor, genel durumdan detaya doğru ilerlemelidir. Böylece ilk bakışta projenin genel durumu görülür, arka sayfalarda detay verilere ulaşılır.

Projenin durumunu raporlayabilmek için üç adet bileşeni dikkatle incelemek gerekir:

• Genel Durum

  • Projenin Adı

  • Projenin Kodu (Kurum içinde tanımlanmışsa)

  • Genel Durumu Anlatan Gösterge (yeşil, sarı, kırmızı)

  • Bugüne kadar ulaşılması gereken % oran (planlanan tamamlanış)

  • Şu anda fiilen projenin % kaçında olduğunuz

  • Planın kaç gün ilerisinde veya gerisinde olduğunuzu gösteren ifade

  • Karşılaşılan engellerin ana başlıkları önem sırasına göre dizimi

  • Bugüne kadar harcanması gereken bütçe ile gerçekleşen maliyetin karşılaştırılması

• Kilometre Taşları– Projenizin ara hedeflerine ulaşabildiniz mi? Üst Yönetim, hangi kilometre taşının tamamlandığını, hangilerine ne kadar yaklaşıldığını veya hangilerinde sapma yaşandığını görmek ister. 

  • Üst Yönetimin Sorması Gereken Soru: “Hangi kilometre taşında sorun var? Sorunlu olan kilometre taşı kimin (hangi departmanın) sorumluluğunda? Kilometre taşının içinde bulunduğu proje aşaması nedir ve bu, projenin genel durumunu etkileyecek mi?”

    • Kilometre taşının adı

    • Hedef Tarih

    • Gerçekleşen Tarih

    • Mevcut Duruma Göre Yeni Tarih

    • Tarih Farkı (Mevcut Tarihle, Hedef Tarih arasındaki fark)

• Problemler– Proje ilerlerken baştan düşünülmeyen problemler veya yönetimin zaman içinde vereceği kararlarla şekillenecek detaylar olabilir. Durum Raporunda üst yönetimin bu konulardan haberdar edilir ve doğru karar verilebilmesi için problemleri açıklanır.

  • Üst Yönetimin Sorması Gereken Soru:  “Özellikle problemli olan ana aşamalar ve kilometre taşları için problemin kaynağı nedir?

  • Hangi problem, projeyi daha fazla etkileyecekse o ilk sırada yer almalı, önem sırası azaldıkça geriye doğru sıralanmalıdır.

  • İyi bir proje yöneticisi sadece problemi yazmakla kalmamalı, üst yönetimin vereceği karar alternatiflerinin neler olabileceğini, bu kararların avantaj ve dezavantajlarını da rapora eklemelidir.

    • Problemin Kısa Tanımı ve Açıklaması.

    • Problemin Ortaya Çıkış Tarihi ve Zamanı – üzerinden hayli zaman geçmesine rağmen çözülmeyen sorunlar, yeni sorunlar yaratabilir, bu yüzden sorunların ne zamandan beri gündemde durduğu takip edilmelidir.

    • Önem ve Aciliyet Düzeyi– Hem önem, hem de aciliyet açısından üst yönetimin kararını bekleyen konuların sıralanması ve projenin bu problemelerden en az etkilenerek, ilerletilmesi gerekir.

    • Problemin Sahibi – Problem kim veya hangi departmanla ilgili.

    • Çözüm Önerileri– Proje Yöneticisi, kendisi veya ekibinin problemle ilgili önerilerini avantaj ve dezavantajları da ifade ederek, raporuna eklemelidir. Aksi takdirde, sanki sadece şikayet eden ama çözüm geliştiremeyen bir yönetici durumuna düşer. Bu üst yönetimin kesinlikle istemediği bir şeydir; Üst Yönetimin temel fonksiyonu stratejik kararlara imza atmak, projelere politik açıdan destek vermek ve ekibin tıkandığı noktalarda yolu açmak olarak özetlenebilir. Bu yüzden çıkan sorunlarla ilgili çözüm önerilerini de proje yöneticisi ve takımdan beklerler.

Raporda Şunlara da Dikkat

• Hedef odaklı yazı: İmalardan uzak durunuz. Söylemek istediğinizi sözü dolaştırmadan aktarınız

• İmleme İşaretleri (Bullets) kullanın. Düz yazı okumak sıkıcıdır.

• Gereksiz başlık ve kolon kullanmaktan kaçının. “Tarih: 7/4/2008“ ifadesi aslında sadece “7/4/2008″ ‘i anlatmaktadır.

• Kısaltmaları kullanın. Kurum içinden genel olarak bilinen kısaltmaları kullanarak, raporu olabildiğince kısa tutun.