Danışman olarak görev aldığım, bir proje planı geliştirme çalışmasında aktivitelerin süreleri tahminlenmesi adımına gelmiştik.
WBS oluşturması, aktivite tanımlaması ve hatta aktiviteler arasındaki sıralamaları oluşturma süreçlerini oldukça hızlı ilerlenmiş, 230 aktiviteli bir proje planını iki gün içinde netliğe kavuşturmuştuk. İki gün boyunca projede görev alacak birimlerin temsilcleri (5 kişilik bir ekip) planın detaylı oluşturulması için sabırla planlama sürecine katkıda bulunmuşlardı.
Fakat süre tahminleme çalışmasına geldiğimizde daha 7. aktivitede her kafadan farklı sesler çıkmaya başlamıştı, zaman ilerliyor fakat aktivitelerin ne kadar sürede yapılacağına dair net bir tahmin geliştirilemiyordu. Verilen süre tahminleri üzerinde özellikle işi fiilen yapacaklar itiraz ediyor, riskleri de düşünerek, o aktivitelerin sürelerinin uzaması gerektiğini savunuyorlardı. Yöneticiler ise projenin süresinin uzun çıkacağından çekinerek, en kısa süreyi tahmin olarak yazmaktan yanaydı.
Yukarıdaki senaryoda herkes kendi açısından haklı gözükmekte fakat buna rağmen proje yönetimi açısından böyle bir ortam da bile ortak akıl geliştirmek mümkün. Özellikle bir işin süresi ile ilgili geçmişte deneyimler mevcutsa, bu deneyimlerden yararlanarak, yeni projelerin aktivitelerinin süreleri daha kolay ve güvenilir tahmin edilebilir.
Proje yönetiminde Üç Nokta Tahmini olarak bilinen yaklaşım geçmişteki deneyimlerin en kısa (iyimser), yaklaşık ve en uzun(kötümser) değerlerini alarak, bunlardan tek bir ortalama değer oluşturmayı hedefler.
Formülasyon açısından da oldukça kolaydır. Bir işin ortalama süresi (x)
X = (İyimser + 4*Yaklaşık + Kötümser)/6 şeklindedir. Böylece süre tahmininin içine iyimser, kötümser deneyimler de eklenmiş olur.
MS Project’te bu verileri girmek için öncelikle Araç Çubuklarının arasına PERT Analysis araç çubuğunu eklemek gerkmektedir.
PERT Analysis araç çubuğu aşağıdaki gibidir.
Yukarıdaki araç çubuğunun en sağında yer alan PERT Enty Sheet butonuna tıklanır. Karşınıza yeni bir tablo açılacaktır.
Yazılı olan aktivite için iyimser, yaklaşık ve kötümser süre değerlerini ilgili kolonlara girmek gerekir.
Yukarıdaki verilerin ilgili formülle hesaplanması için PERT Analysis araç çubuğunun içinde (Calculate PERT) butonuna bir kez basılır ve aşağıdaki uyarı ile karşılaşılır.
Bu uyarıya da Yes denildikten sonra aktivitenin süre kolonu verilen üç değere göre hesaplandığı görülür.
İşte yukarıdaki adımları gerçekleştirerek, bütün proje taraflarını memnun edecek bir yöntemle aktivite süre tahminlerini gerçekleştirdik. Böyle bir uygulamaya kimse itiraz etmedi.
Project Management - MS Project - PMP Exam Tips 