Arşiv

Archive for the ‘Proje İletişim Yönetimi’ Category

Projelerde Çatışma Kaçınılmazdır

Ben, eğitimlerimde çatışmanın faydalı olup, olmadığını sorarak, bu konuya giriş yaparım. Farklı fikirlerin ortaya çıkması açısından çatışmalar gereklidir ve çatışma işle ilgiliyse, farklı bakış açılarının değerlendirilmesi açısından proje ekibine fayda sağlayacaktır. Buna karşılık, çatışma bireyselleşmiş ise bu durumda çatışan kişilere de, ilgili şirkete de zarar vermeye başlar.

Çatışma yönetimi, takım performansına zarar verebilecek anlaşmazlıklar ile başa çıkmak için bir veya daha fazla stratejinin uygulanmasıdır. 

Kaçınılmaz olarak, takımlar zaman çizelgeleme, sorumluluklar, efor tahminleri, işlerin yapılış yöntemleri, gereksinimlerin önem seviyeleri veya aciliyeti gibi pek çok konuda çatışmalar yaşarlar. 

Bu yazıda bahsettiğim üzere; Takım Başlatma Belgesi proje ilerlerken, yaşanabilecek çatışmaların nasıl ele alınabileceği konusunda proje ekibine yardımcı olacaktır.

Bir anlaşmazlığın ortaya çıkması halinde, takım üyelerinin oy birliği veya oy çokluğuyla karar vermesi en doğru yöntem gibi düşünülebilir fakat bu her zaman mümkün olmaz. Proje devam ederken, bir kriz yaşandığında, bir veya iki kişinin acilen inisiyatif alması gerektiği durumlarda oylama tekniği kullanma fırsatı veya zamanı olmayabilir. Ekip üyelerinin böyle durumları kabul etmesi beklenir.

Etkili çatışma yönetimi, ortak anlayışın gelişmesine, performans ve üretkenliğin artmasına imkan sağlar. 

Çatışma yönetilemez ise yıkıcı davranışlar, düşmanlık, ekibin düşük düşük performans göstermesi ve üretkenliğin azalması ile karşılaşırız – bunların hepsi projenin çıktılarının başarıya ulaşmasını engeller. 

Detaylarını sonraki yazılarımızda ele alacağımız çatışma çözme teknikleri vardır: Çatışmanın yoğunluğu ve önemi, çatışmayı çözmek için ayrılacak zaman, çatışan tarafların kurum içindeki pozisyonları, çatışmaları kısa veya uzun vadede çözme ihtiyacı gibi faktörlere dayanan teknikleri ilerleyen günlerde yayınlayacağım yazılarda ele alacağım.

Ekibin Bilgi Aktarımını Sürdürmek İçin Kılavuz

Sanal ekiplerde ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımını yönetmek büyük bir proje zorluğu yaratmaktadır.

  • Temel amaç, ekip arasında işbirliğini kolaylaştırmak ve şeffaflığı teşvik etmektir.
  • Bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için ekip başlatma belgesinden (team charter) yararlanmak gerekir. Ekibin çalışma standartları, ortak iş yapma araç ve yaklaşımları, çatışma çözme teknikleri, ortak karar alma adımları, bu belgenin içinde yer almalıdır. Pratik uygulamalardan yola çıkarak, belge üzerinde gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
  • Çevik yöntemlerde, paydaşlar için proje durumuna dair şeffaflık yaratmak için bilgi radyatörlerinin kullanılması önerilir.
  • Öngörücü yaklaşımlarda ise ekip üyelerinin “çalışma performans verilerini” paylaşma yöntemi ve sıklığı belirlenmelidir.
  • Proje içinde bilgi aktarımının etkinliğinden emin olmak için paydaş katılım model ve iletişim yönetim planından yararlanmak gerekir.

Günlük Toplantılardan En Yüksek Faydayı Elde Etmek

Projelerde Çatışmayı Yönetmek

136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

121- Alınan Dersler


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

114- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – İletişim Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi vermek amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

Müzakere

Müzakere becerileri, bir proje yöneticisi için önemli bir gereksinimdir. Anlaşmazlıkların çözümünde avantajlı hale gelebilmek için müzakere tekniklerini bilmek gerekir.

“Uzlaşma; ödün vermek ya da anlaşmaya varmak amacıyla ortak ya da karşıt ilgi alanları olan tarafları bir araya getirme stratejisidir. Proje yönetiminin önemli bir parçası olan uzlaşma başarılı uygulandığı takdirde projenin başarı olasılığını artırır.

Aşağıdaki beceri ve davranış tarzları başarılı bir uzlaşmada yararlıdır:

  • Durumu analiz edin.
  • Gerek sizin gerekse onların istek ve ihtiyaçlarını ayırt edin.
  • Kişilerin konumları yerine ilgi alanları ve sorunlar üzerine odaklanın.
  • Çok isteyip, az verin; ama gerçekçi olun.
  • Bir taviz verdiğinizde, sadece boyun eğmek yerine sanki çok değerli bir şeyden vazgeçiyormuş gibi davranın.
  • Her iki taraf da kazandığını hissetmelidir. Bu her iki tarafın da kazandığı stil tercih edilir ancak her zaman sağlanamaz. Mümkünse diğertarafın sizin kendisinden yararlandığını düşünerek ayrılmasına izin vermeyin.
  • Dikkatli bir şekilde dinleyin ve kendinizi iyi ifade edin. “

10.2. İletişimin Yönetilmesi – PMBOK 5

PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.

Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.

Neye ihtiyacımız var?

  • İletişim Yönetim Planı
  • Çalışma Performans Raporları

Nasıl yapılır?

  • İletişim teknolojisi
  • İletişim modelleri
  • İletişim yöntemleri
  • Bilgi yönetim sistemleri
  • Performans raporlama

Ortaya ne çıkar?

  • Proje iletişimi

Performansın Raporlanması – PMBOK

images-3Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

  • Yüzde tamamlanma,
  • Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
  • Geçmiş performansın analizi,
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
  • Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
  • Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

  • Kapsamın Kontrolü
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü
  • Maliyetlerin Kontrolü
  • Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

  • Tamamlanma için Gerekli Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2cevap2

Üst Yönetimle Toplantı için Kontrol Listesi

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

 

Örnek İletişim Planı

images-2Paydaş: Sponsor

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Müşteri

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Fonksiyon Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Temel sorunlar ve kişisel performans

Sıklık: İki haftada bir

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Finans

Gerekli Bilgi: Proje maliyet raporları

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Proje Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Takım liderlerinden haftalık durum raporu

Sıklık: Haftalık

Paylaşım Şekli: E-mail ve haftalık durum toplantısı

İletişimin Planlanması – PMBOK

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru içerikte, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major Toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanına, katılımcılarına, yerine, gündemine karar vermek, daha sonra  Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

  • Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
  • Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
  • Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
  • Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım.
  •  ve daha fazlası…

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Proje Raporları

Projeleri belirli fazlara bölerek, yönetimi ve takibi kolaylaştırmak mümkündür. Bu sayede bir sonraki aşamada yapılacak işlemler daha net görülebilir.

 Bir diğer yandan, projenin en başındayken, sonraki aşamalar için çok detaylı plan yapmakta her zaman anlamlı değildir. Süreçler yaşandıkça ve bir takım belirsizlikler ortadan kalktıkça sonraki aşamaları detaylandırmak planların daha gerçekçi olmasını sağlar.

Sonraki aşamaları planlayabilmek içinse bitirilen aşama ile ilgili önemli çıktılara ulaşmak gerekir. Böylece hem bir sonraki aşamaya geçip, geçmeyeceğinize karar verirsiniz hem de yapılacak işleri netleştirirsiniz. Aşama sonlarında ara ürün olarak mutlaka bazı çıktılar oluşacaktır ama önceden belirleyeceğimiz raporlar da  bize sonraki aşamada karşılaşacaklarımızla ilgili önemli ipuçları verir.

Aşağıdaki proje hayat döngüsünde hangi aşamada hangi bilgileri içeren raporların üretilmesi gerektiğine dair bir gösterim var. Kendi kurmunuzda aşamalarını tanımlayıp, benzer biçimde bir gösterim kullanırsanız, projenin aşamalarını ve çıktılarını anlamak daha kolaylaşacaktır.

asama-raporlari