Organizasyon: Veri yönetimi firması
Sektör: BT
Sorun: Kapsam kayması herhangi bir projede büyük tehdit olabilir ve belirli bir özelliğin neden bu kadar uzun sürdüğünü anlayamayan paydaşlar için belirsizlikler sinir bozucu olabilir. Projeyi kapsam dahilinde tutmak ve paydaşları bilgilendirmek için proje yöneticisinin izlenebilirliği şeffaflaştırması gerekir.
Arka plan: Bir veri yönetimi firmasındaki satış ekibi, mevcut veya potansiyel müşterilerle buluşurken mevcut ürünleri sergilemek için etkin bir çözümden yoksundu. Bu nedenle, departman liderleri, satış toplantılarında ürünlerin teşhir edilmesini kolaylaştıracak bir web ve mobil çözüm talep etti.
Nasıl Çözüldü: Gereksinim başlangıç toplantısında, proje lideri olarak görev yapan Bay Viswanadha, gereksinimleri ortaya çıkarmak için bir soru listesi paylaştı. Daha sonra yanıtları düzenledi ve listeyi bir elektronik tabloda önceliklendirdi. Bay Viswanadha, “Gereksinimlerin izlenmesine yönelik beklentileri belirlemek için WBS kodunu gereksinimlere göre ilişkilendirdim” diyor.
İkinci izlenebilirlik düzeyi için, proje görev kimliklerini gereksinimlere göre eşleştirdi. Ve üçüncü seviye için, kaynak adları da aynı şekilde gereksinimlerle eşleştirildi. Bay Viswanadha, bu ayrıntılı belgeyi tüm paydaşların başvurabileceği hale getirmek için ortak bir klasörde paylaştığını belirtiyor. Bu belgeye nasıl ulaşılacağını, nasıl güncelleneceğini ve nasıl okunması gerektiğine dair de paydaşlara bilgi aktardığını vurguluyor, Bay Viswanadha.
Sonuç: “Bu süreç, kapsam kaymasını en aza indirmeyi ve sağlanan değeri daha doğru bir şekilde müşteriye iletmeyi kolaylaştırdı,” diyor Bay Viswanadha. Gereksinim izlenebilirlik matrisi ile paydaşların kafasını karıştırmadan ve şeffaflık ile proje ile üretilen değerin daha iyi hissedildiği bir projeyi bitirdiklerini vurguluyor.
Alınan Dersler: NetApp, Sunnyvale, NetApp, Uygulama Güvenliği Mimarı Bhanu Viswanadha, “Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi, inanılmaz derecede değerli olabilir, ancak paydaşları bu belgeyi nasıl görüntüleyecekleri ve okuyacakları konusunda eğittiğinizden emin olmanız gerekir” diyor.
Kaynak: PMIStandard+
Proje Yönetimi - MS Project - PMP Hazırlık 