İşini Severek Yapmak ve Değer Katmak

İşimi çok seven bir insanım. Proje Yönetimi, MS Project ve PMP Eğitimi vermekten büyük zevk alıyorum.

Bütün enerjimi de bilgi birikimi farklı kanallardan yaymak için harcıyorum.

Baştan beri neler yaptım diye şöyle bir düşününce uzun bir liste çıkıyor ortaya:

Şu anda içinde bulunduğunuz web sitesi: gokremtekir.com,
Onlarca eğitim içeriği ve 1000’lerce sayfalık sunum dosyaları
“Hayatımız Proje” Adlı 500 sayfalık bir kitap,
Udemy.com’da 15 civarında eğitim içeriği,
Udemy’de 4 farklı eğitmenin içeriğine destek çalışması ki bu eğitimler de şu anda aktif ve oldukça fazla öğrencisi olan eğitimler.
Proje Yönetimi üzerine Podcastlar – Soundcloud.com,
Proje Yönetimi Sohbetleri adı altında Youtube.com’da videolar,
Linkedin – Twitter – Tumbir üzerinde 100’lerce paylaşım ve etkileşim.
Google Classroom ile Online PMP Eğitimleri
Quizziz.com üzerinden deneme sınavları – Eğitimlerimde halen kullanıyorum.
Patreon.com/projeyonetimi ile videolarımıza aylık üyelik imkanı ve üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi konusunda destek çalışmalarına başlayacağız.

Yaptığım ama şu anda aktif olmayanları da saymam gerekirse;

Ibooks üzerinden okunabilen Proje Yönetimi kitabı. Türkiye pazarı olmadığı için yayınlayamadım.
IOS ve Android ortamında çalışan “GokremTekir” adlı mobil uygulamam. Şu an aktif değil.
Eğitmen arkadaşlarıma askere gitmeden önce eğitim içeriklerini anlattığım video kasetlerim. Hala saklarım 2006 yılının ortasında hazırlamıştım.

Bütün bu saydıklarımı yaparken asla bu işten ne kadar kazanırım diye düşünmedim. Sadece yapmak istediğim için yaptım. Her birini yaparken çok büyük zevk aldım. Eğlendim, sonuçlarını görünce (başarısız bile olsa) beni mutlu etti.

Kesinlikle yanlışlarım oldu. Bana zaman ve para kaybettiren pek çok çalışmanın içine girdim fakat her yaptığım işten bir detay öğrendim.

Her şeyden önce aynı hataları tekrar etmemeyi öğrendim.

Yaptıklarım çok mu mükemmel. Tabi ki hayır. Her şeyin mükemmel olması imkansız, zaten. Ama birileri beğenmezse beni ayıplar mı acaba, diye de düşünmedim. Yanlışlarımı yakaladıkça düzeltmeye gayret ediyorum.

Burada vurgulamak istediğim noktaya lütfen dikkat: Ben her sabah bir sınıfa girer, 6-7 saat proje yönetimini (internetten bulduğum sunumlarla) anlatır, daha sonra da hiç bir şey yapmayıp, zamanımı geçirebilirdim. Fakat yaptığım işe değer katmak için ve benim ulaşamadığım insanlar da bilgimden yararlansın diye düşünerek, bilgimi internet ortamına taşımaya gayret ettim. Peki, şimdi çok mu para kazanıyorum? Kesinlikle hayır ama birileri beni dünyanın bir başka köşesinden takip ediyor, mesaj atıyor, bir şeyler soruyor, ben de kendisine yardımcı olduğum an bütün bu uğraşlarıma değdiğini hissediyorum.

Netflix’de “Touch” diye bir dizi vardır. Kendimi oradaki herhangi bir karakter gibi görüyorum, bazen. İzlemenizi kesinlikle tavsiye ederim. (Bütün insanlar bir şekilde birbirlerine bağlılar, aslında)

İşte, genç arkadaşlarımızı getirmek istediğim nokta şudur: “Yaptığım işe nasıl ek değer katabilirim?” diye lütfen düşünün. Bu, çalıştığınız şirketteki işiniz için de olabilir veya bir hobinizi insanlarla paylaşmak da olabilir. Yeter ki zevk alarak yapacağınızdan emin olun. Önceliğiniz para kazanmak olmasın. Bunu yapmaya değer mi, ben bundan ne kazanırım ki diye sorduğunuzda kaybedersiniz çünkü önce siz bir değer üreteceksiniz ki o ürettiğiniz değer daha sonra size para veya zaman olarak geri dönsün.

Gençlerimize bu kadar nasihat vermek yeterli. Bilinçli gençlerimiz kendilerine değer katacak şeylerin zaten farkında. Yeter ki hakları yenmesin, kimse emeklerini çalmaya kalkmasın.

Diğer yandan gençlerimizi daha fazla bilgiyle donatmak ve deneyimlerimizi onlara aktarmak hepimizin sorumluluğundadır.

Ben ve Savaş ŞAKAR, başarılı üniversiteli gençlerimizi Proje Yönetimi, MS Project gibi eğitimlerimize ücretsiz olarak çağırıyoruz fakat tahmin edileceği üzere 2 veya 3 günlük eğitimlerde salon kirası, eğitimen ve doküman masrafları gibi maliyetler ile karşılaşıyoruz. Bu yüzden destek verebildiğimiz öğrenci sayısı da çok yüksek olmuyor.

Eğer siz de bu maliyetler için aşağıdaki link üzerinden gönlünüzden koptuğu kadarıyla destek verirseniz, sizin aracılığınız ile başarılı üniversiteli gençlerimize daha fazla destek vermemiz mümkün olacaktır.

Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

93 – Projelerden Ders Çıkarmak

Tutkulu PY'den Mektup

Merhaba,

Bir kamu kuruluşunda proje yöneticisi olarak görev yapmaktayım ama sizin bu sitede yazdıklarınızın çoğunu yapmıyoruz. Proje yöneticiliği kavramının da kurumumuzda 1 senelik mazisi var.

Çalıştığım kurumu ve üzerinde çalıştığım projemi paylaşmak istemiyorum fakat projem çok uluslu yani farklı ülkelerden insanlar görev alıyor projede..

Proje gereği farklı ülkeleri ziyaret ediyoruz. Bu ziyaretlerim sırasında proje yönetiminin içinin ne kadar dolu olduğunu gördüm. İnsanların bu konuda önceden bilinçlendirildiğini farkettim. Biz de ise olay şöyle oldu: “Her birim senede n adet proje yapacak” dendi bize de proje yöneticiliği görevi verildi. Başta açıkçası motive edici bir etki yarattı fakat 2-3 hafta sonra o etki yerini belirsizliklere bıraktı. Neresinden, nasıl ilerleyeceğiz belli değildi.

Şimdi beni üzen noktaya gelmek istiyorum: Açıkçası o yurtdışındaki projeye dahil olan insanlardan çok daha donanımlı olmamıza rağmen, planlama, organize olma, bürokratik engeller ve 1 kişinin her işe bakması gibi sebeplerden dolayı projenin ilerleyişinde uzunca bir süre kontrolü kaybettim. Benim onları yönlendirmem gerekirken, onlar beni yönlendirmeye başladı. Yaptığım hataları görüyorum ama bunu bir tek benim görmem yetmiyor.

Sizden aslında ne yapmam gerektiğine dair öneri beklemiyorum zaten sitenizde gerekli bilgileri paylaşmışsınız. Ben sadece içinde bulunduğum durumu ve tespitlerimi paylaşmak istedim.

Rumuz: Tutkulu PY

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

Başarısız Tamamlanan Son 2 Projeniz

Yönettiğiniz veya içinde bulunduğunuz başarısızlıkla biten son 2 projenizin adı neydi?

Şimdi lütfen, başarısızlık sebeplerini çok açıkça kimseden çekinme korkusu olmadan, bir kağıda açık, seçik yazın. Yazarken, aşağıdaki şekilde yazın lütfen.

Proje sponsoru (Ahemt Mehmet), yeterince destek vermedi.
Xxxx Dept’dan (Ayşe Fatma) projedeki işlerini geciktirdi.
Proje ekibine hedefleri anlatmak için ben zamanında toplantı yapmadım.
Herkesnin üzerinde hemfikir olduğu bir plan yoktu.

İşte size bir sonraki projede nelere dikkat etmeniz gerektiğinin listesi…

Eğer bu sebepleri açıkça bizle paylaşmak isterseniz; http://projeyoneticileri.ning.com

“PMP Sınavı Hazırlık Eğitiminin” Hazırlık Kontrol Listesi

“PMP Sınavı Hazırlık Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

PMP sınavı hazırlık eğitimi için seçilenler, bu eğitimden önce herhangi bir Proje Yönetimi eğitime katılmış olmaları gerekir? (Toplam 35 saat PY konusunda eğitim almış olma şartını sağlıyor mu?)
Eğitime gönderilecek katılımcı, 4.500 saat projelerde görev almış olma şartını sağlıyor mu?
Katılımcı adayı PMP Sertifikasını kariyer gelişimi için bir hedef olarak görüyor mu?
Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
Eğitim salonu belirlendi mi?
Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?
Eğitim boyunca, katılımcıların İngilizce okudukları bir metni kolayca anlayabilceği varsayılacaktır. Bu konuda katılımcılara bilgi verildi mi?

“MS Project Server 2007 (Proje Yöneticileri ve Takım Üyeleri için) Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“MS Project Server 2007 (Proje Yöneticileri ve Takım Üyeleri için) Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
Eğitimin süresi başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
Eğitim salonu belirlendi mi?
Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
Eğitmene, katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
Eğitmene, eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
Project Server 2007 kuruldu mu?
Eğitmene, eğitim esnasında yardımcı olacak bir Bilgi İşlem görevlisi belirlendi mi?
Eğitime katılacaklar için Project Server’da hesap açıldı mı?
Eğitime katılacakların bilgisayarlarında Project Server bağlantısı test edildi mi?
MS Project Prof. ile Project Server arasında bağlantı sorunsuz kurulabiliyor mu?
Project Server – Sharepoint entegrasyonu sorunsuz çalışıyor mu?
Data Analysis Server etkin çalışıyor mu?
Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“MS Project Prof. Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“MS Project Prof. 2007 Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
Eğitim salonu belirlendi mi?
Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
Eğitmene katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
Eğitmene eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“Proje Yönetimi Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“Proje Yönetimi Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
Eğitim salonu belirlendi mi?
Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?

Eğitim Verirken, Aldığım Dersler

Eğer eğitim firmanın kendi yerindeyse, katılımcılar, dinlenme aralarında işlerine dalarlar ve 15 dakikalık aralar uzar. – Bu yüzden aralar 10 dakika verilmelidir.

Katılımcılar, eğitim esnasında işlerini de idare etmek isterler ve cep telefonlarını açık bırakırlar. Eğitimin ortasında telefon çalar, dikkat dağılır, hatta katılımcı ince bir tonda konuşur, sesler birbirine karışır – Nazikçe müdahale edilmeli. Yakında jammer almak zorunda kalacağım.

Katılımcıların önemli bir bölümü, “duyduğumuzu aklımızda tutarız”, gibi bir yargıya sahiptir. Anlatılanları, yazma gereği hissetmez. – Eğitimin sonuna bir sınav koyarsınız dikkatler artar.

Katılımcı eğitime gelir ama hangi eğitime geldiğinden, eğitimin içeriğinden, süresinden bir haberdir.– Yapacak fazla bir şey yok.

“Biz zaten bunları biliyoruz” profiline sahip katılımcılar vardır. – Konu anlatımları esnasında, sık sık derin deneyimlerine başvurmaya gayret ederim.

Özellikle kurum içi eğitimlerde, eğitimin tam ortasında çay, kahve ile içeriye giren görevli tüm dikkatlerin dağılmasına, anlattığınız şeyi unutmanıza sebep olur. Çünkü gelen o çay, kahve mutlaka dökülür. Eğitimin ortasında bir grup ayaklanır, acele acele peçete aranır, kitaplar ıslanmıştır, “fazla kitabınız var mı, Hocam” diye sorulur. – Yedek kitap taşımak gerekir.

Bir konuyu anlatırken, katılımcılar arasında eğitmenin anlayamadığı konuşmalar ve gülüşmeler olur, özellike tahtaya bir şeyler yazarken – Farklı sebeplerden olabilir. Geçilmesi gereken adımlar: 1- Fermuarını kontrol et. 2- Söylediğin bir söz grup içinde bir anlam ifade etmekte, bunun için sesler yükselmiş olabilir. 3- Birisinin yanlışlıkla damarına bastım, bundan dolayı gülüşmeler arttı. – Gruptan gelen elektriğe göre gerekli önlem al.

Tutkulu PY’den Mektup – 3

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu

E-Ticaret Projeleri

Pazarlamada, teknolojiyi daha yoğun kullanma isteği günümüzde, şirketlerin internete ve teknolojiye önem vermesinde önemli bir etken haline geldi.

Bu konuda profesyonel olan ve iyi iş yapanları bulmak pek kolay olmuyor. Konusunun uzmanı olan kişi ve kuruluşları, bu konudaki ihtiyaç sahiplerine duyurmakta fayda olduğunu düşünüyorum.

Eğer, E-Ticaret Projesi gibi bir projeye girmek üzereyseniz ve destek alabileceğiniz güvenilir ve profesyonel birilerini arıyorsanız, Turuncu Tasarım ihtiyaçlarınıza cevap verebilecek bir kuruluş.

Özellikle ihtiyaca göre E-Ticaret paketleri oluşturmuşlar ve sisteminizin hem kuruluş sürecinde, hem de sonrasında destek alma açısından rahatlıkla çalışabiileceğiniz bir şirket.

Ayrıca, kurumunuzun diğer teknolojik ihtiyaçlarını da karşılayabilmekteler. Kurumsal Portal Paketler sayfasını da incelemenizi tavsiye ederim.

Tutkulu PY’den Mektup – 2

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Projenin Ortasında Proje Yöneticisi Olmak

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu