Kategori: Proje Kaynak Yönetimi

Projelerde Sanal Takımları Yönetmek

Kişisel zaman yönetimi ile ilgili 90/90/1 ve {90/90/1 x2} şeklinde iki yazı kaleme almıştım. Bu yazılarda, bir kişinin ve bir ekibin, ortak hedefe nasıl ilerleyebileceğine dair ip uçları vermiştim. Bu yazımda ise ekip üyelerinin farklı yerlerde bulunması halinde web tabanlı araçlarla kuracakları Sanal Ekip kavramını detaylı olarak ele alacağım.

Sanal takımları oluşturmak ve yönetmek, sadece teknolojik araçları etkin kullanmaktan ibaret değildir.

Zoom, MS Teams, Trello, Google Drive ve daha pek çokları önemli olsa da ekibin motivasyonu, ekip üyelerinin çalışmalara katılımı, aralarındaki koordinasyonu, zaman yönetimleri, birbirlerine karşı dürüst ve şeffaf olmaları gibi faktörler, ekip performansı için çok daha önemlidir.

Sanal takımların verimli çalışabilmesi için kendi aralarında yapacakları anlaşmalar, ekip üyelerinin çalışma modelini şekillendirecektir.

Bu yüzden, Ekip Çalışma Tüzüğü (Team Charter) ekip üyeleri tarafından oluşturulur ve ekibin çalışma prensipleri belirler. Bu belgede olması gereken maddelerin bir kısmı aşağıdadır.

  • Ortak çalışma saatleri
  • Ekibin bir konuda karar verme adımları
  • Takım içinde yaşanacak bir çatışmanın nasıl yönetileceği
  • Ekibin toplantı zamanları
  • Kullanacakları ortak lisan
  • İletişim araçları
  • İşleri takip etmek için kullanılacak yazılımlar

Ekibin şeffaflığı sağlayabilmesi için teknoloji seçimi de önemlidir;

Bir projede sanal ekiplerin sıklıkla kullandığı araçlar, aşağıdaki amaçlarla ilişkili olacaktır ve bu araçların kombinasyonu kullanılacaktır.

• Şeffaflığı artırmak için paylaşılan iş takip yazılımları: Jira, Trello, Microsoft Project Sever

• Anlık veya kalıcı iletişimi sağlamak için paylaşılan mesajlaşma ve/veya iletişim panoları: Slack, Whatsapp

• Paylaşılan belgeleri saklamak için bilgi depolama alanları: Google Drive

• Yüz yüze işbirliği için video konferans araçları: Zoom, Teams

Sanal Ekiplerin İhtiyaçları

Sanal ekip üyelerinin de bir arada çalışan ekip üyeleriyle benzer ihtiyaçları vardır: Ortak paylaşılan hedefler, rol ve sorumlulukların ne olduğu, kendilerinden ne beklendiği konusunda netlik gibi.

Proje yöneticisinin, netliği oluşturmak adına, paydaşlarla, ekip üyeleri arasındaki koordinasyonu sağlaması ve proje boyunca da devam ettirmesi gerekmektedir.

Diğer yandan, proje yöneticisi, ekiplerin izole bireyler şeklinde çalışması yerine, etkili bir şekilde işbirliği yapabildiğinden ve ekip olarak çalışabildiğinden emin olmalıdır.

Ekip üyelerinin katılımını yönetmek için proje yöneticisi, şu dört temel prensibe dikkat etmelidir: Şeffaflık, sorumluluk, hesap verme ve etkili iletişim. Bu prensipleri merkezine alan sanal takımların, performansları artacak ve projenin başarı ihtimali yükselecektir.

Sanal İletişim

Takımlar yüz yüze her zaman daha iyi iletişim kurarlar. Bunun sebebi vücut dilidir. Yapılan araştırmalarda, vücut dilinin bir mesajı aktarmada, kelimeler ve ses tonundan daha etkili olduğu ortaya çıkmıştır.

Bu yüzden, sanal ekip toplantılarında sadece kelimelerin ve mekanik ses tonlarının duyulması iletişim için yeterli olmayabilir. Mümkün olduğunca video konferans araçlarını da sanal ekip toplantılarında kullanmak, faydalıdır.

Sanal İş Takibi

Diğer önemli konu işlerin görünürlüğüdür. Küçük bir ekip dahi olsa, işlerin takibini şeffaflaştırmak, nihai hedefe ne kadarlık bir mesafe kaldığını görmede etkili olacaktır.

Proje yönetimi yazılımları, yapılacak işleri görselleştirmek, devam eden çalışmaları izlemek, işlerin ne zaman tamamlandığını ve hedeflere ulaşıldığını not etmek için kullanılır.

Teknoloji, ekibinizin çalışmalarını desteklese de, ekibin araçları nasıl kullandığı kritiktir bir detaydır.

Örneğin, ekip, görev bilgilerini güncel tutmazsa, projenin genel durumu güncelliğini yitirir, çalışmalar ya ilerlemez, ya da aynı işler birden fazla kez yapılmak zorunda kalır.

Ozmotik Öğrenme

Sanal bir ekipte, ozmotik öğrenme yaşanmaz. Ozmotik öğrenme ne demektir? Buna en güzel örnek, çocukların dil öğrenimi verilebilir. Çocuklar konuşmayı duyarak, çevrelerini gözlemleyerek öğrenir. Buna ozmotik öğrenme denir.

Çalışanlar, pek çok konuyu birbirlerini gözlemleyerek öğrenirler. Özellikle, deneyimli olanlar, deneyimsiz olanlara işleri yaparak öğretir. Buna karşılık sanal takıma dahil olan ve işe yeni başlayan bir birey, ofis ortamı görmeyeceği için osmotik öğrenme yaşayamayacaktır. Bu durum sanal takımlar için önemli bir dezavantaj olarak gösterilmektedir.

Osmotik öğrenme eksikliği, kurum kültürünün oluşmasına da engel bir faktördür. Bireylerin bir şirkete sadakatleri, şirket kültürü ile ilişkilidir. Osmotik öğrenme yerine mekanik öğrenme, bireyin şirkete bağımlılığını azaltır.

İletişim Planı

Proje yöneticisinin paydaşlarla iletişim kurmak için hazırladığı iletişim planı gibi, ekip de kendisi için bir iletişim planı oluşturmalı ve yürütülmelidir.

Bu plan şunları içerebilir:

• Takım ne sıklıkta buluşacak ve toplantıların gündemi ne olacak? Örneğin mesai saati başında günlük toplantılar ne kadar sürecek ve ne konuşulacak. Benzer şekilde, haftalık veya aşama sonu toplantıları, retrospektif toplantıları, gibi.

• Ekip üyeleri, görev ilerlemelerini nasıl ve ne sıklıkta günceller?

• Ekibin ortak çalışma saatleri nelerdir?

• Tercih ettikleri iletişim yaklaşımları nelerdir? İletişim kanalları? Telefon? E-posta ? Paylaşılan iş takip yazılımları?

Proje yöneticisi, ekip için ilk iletişim yapısını oluşturmalı ve sonrasında ekibin kendi uygulamalarını benimsemesini sağlamalı ve iyileştirmeler yapmaya teşvik etmelidir.

Projelerde Eğitim Planı Oluşturmak

Projelerde eğitim planı geliştirmenin ilk adımı, paydaşların ihtiyaç duyacağı gerekli becerileri belirlemektir.

Eğitimler, bilgi birikimi aktarmak, kabiliyet gelişimi sağlamak veya geçmiş deneyimleri aktarmak şeklinde olabilir.

Farklı paydaşların farklı eğitim ihtiyaçları olabilir. Bazıları, eğitimde öğrendiklerini hemen kullanırken, bazılar işi denetlemek için eğitimden yararlanıyor olabilir.

Proje ekip üyelerine verilecek eğitimler, projenin hedefleri şekillendikçe, netleşmeye başlar. Özellikle, müşterinin sektörüne yönelik kavramlar, iş yapış şekilleri, yasal kısıtlar, sektör dinamikleri gibi faktörler eğitimlerin içeriğini oluşturur. Özetle, proje ihtiyaçlarının anlaşılması, hangi konularda eğitim gerektiğinin belirlenmesi için ön koşuldur.

Eğitim, ekip üyelerinin yeni veya geliştirilmiş beceri, bilgi kazandığı bir etkinliktir. Konular, yönetim yaklaşımları, teknik veya farkındalığı artırıcı içerikler olabilir.

Eğitim birçok şekilde verilebilir. Kapsamlı bir liste olmasa da, bazı eğitim sunum modelleri şunlardır:

• Eğitmen liderliğindeki sınıf eğitimi

• Sanal sınıf eğitimi

• Kendi hızınızda e-öğrenme

• Belge incelemeleri

• Etkileşimli simülasyonlar

• İşbaşı eğitimi

Paydaşların eğitim ihtiyaçları ve öğrenme biçimleri farklı olacaktır ayrıca bütçe kısıtı da farklı öğrenme araçlarını gündeme getirecektir.

Son kullanıcı eğitimleri, yeni sisteme geçişe yakın zamanda yapılması gerektiğinden, zaman planlamada dikkatli olmak gerekir.

Eğitim Boşluk Analizi: Projenizin paydaş analizine dayanarak, mevcut becerileri ve gerekli becerileri nelerdir?

Müşterinin iş akışlarında ve rollerinde yapacağı değişiklikleri değerlendirerek eğitim eksikliklerini belirlemelisiniz.

Ekip üyeleri de, projeyi hızlandırmak veya proje ortamını daha detaylı anlamak için eğitim alabilir.

Bütün bu değerlendirmeler sonunda, eğitim planı hazırlanır; Bu planda hangi paydaşın, hangi konuda eğitim alması gerektiği, eğitimlerin ne zaman yapılacağı, eğitimin güncel tutulması için tekrar sıklığı gibi faktörler tanımlanır.

Eğitim Seçenekleri

Eğitmen liderliğinde eğitim: Sınıf veya sanal eğitim ortamında canlı eğitmen liderliğinde eğitim verme şeklidir.

Kendi hızınızda e-öğrenme: Öğrencilere çevrimiçi olarak sunulan ve genellikle zengin medya videosu, benzetilmiş laboratuvar egzersizleri içeren bir tarayıcı kullanılarak tüketilen e-öğrenme içeriğidir. Bu yaklaşımın en büyük faydası pek çok öğrenciye ulaşma imkanı olmasıdır.

Belge incelemeleri: Basit bilgi aktarımı için, ilgili belgeleri paylaşmak yeterli olabilir.

Proje personeli ve müşteri paydaşları için yapılacak eğitimlerin maliyetleri proje bütçesini hesaplarken mutlaka düşünülmelidir.

Bu maliyetler şunları içerebilir:

• İçerik oluşturma ve düzenleme maliyetleri

• İçerik barındırma ve dağıtım maliyetleri

• Eğitmen maliyeti

* Eğitim malzemesi çoğaltma ve dağıtma

• Eğitim salonu maliyetleri

  • Lojistik maliyetleri (konaklama, yiyecekler)

Proje yöneticisi zaman çizelgesi içinde , eğitim tarihi ve yerini duyurması gerekir.

Eğitimin paydaşlara yayınlanması, kayıt, kayıt onayı, hatırlatma mesajı gönderme ve paydaş katılımını doğrulamak için bir mekanizma kurmak gerekebilir.

Son kullanıcı eğitimlerinde, içeriğin hazırlanması ve eğitim verilmesi aktiviteleri, projenin kritik yolundaysa, projenin teslimini geciktirebileceği için zaman planına büyük özen gösterilmelidir.

Kendi Kendine Organize Olan Ekipler

Bir projede kullanılan metot ne olursa olsun (çevik veya öngörücü) projedeki faaliyetleri detaylı olarak tanımlamaktan ve o işlerin tamamlamaktan, ekip üyeleri sorumludur.

Çevik yaklaşımda, ekibin aktiviteleri tanımlaması ve işleri üstleniyor olması, ekibin kendi kendine organize olması olarak tanıtılır ve öngörücü yaklaşıma göre üstünlük olarak gösterilir.

Halbuki, öngörücü yaklaşımlarda da proje yöneticisinin tek başına aktiviteleri belirlemesi mümkün değildir. Proje yöneticisi, iş kırılım yapısını çıkardıktan (kapsamı belirledikten) sonra detay aktiviteler için ya takım liderlerinin, ya da ekip üyelerinin bilgi birikimine başvurmalıdır.

“Bir işin detayını en iyi bilen, o işi yapandır.”

Takım liderleri (veya ekip üyeleri), iş paketlerinin hedeflediği teslimata ulaşmak için aktiviteleri tanımlamalı, işlerin yapılış sıralarını oluşturmalı, kaynak ve süre tahmin etmeli ve bu detayları diğer iş paketlerinin arasına entegre etmelidir.

Pratiğe baktığımızda, pek çok şirkette, planlama eylemi, sadece proje yöneticisinin göreviymiş gibi algılanır ve bu yanlış algı, öngörücü yaklaşımın dezavantajı olarak gösterilir.

Hangi metot seçilirse seçilsin, planlamayı proje yöneticisininin tek başına yapması mümkün değildir.

Öngörücü veya çevik metot farketmeksizin, aktiviteleri detaylandırmaktan ekip üyeleri sorumludur.

Ayrıca, ekip üyeleri, işlerin ilerleme durumunu da düzenli olarak (yazılı veya sözlü) proje yöneticisine aktarılmalıdır ki, projenin mevcut durumu ve gelecek tahmini yapılabilsin.

Temel Kurallar

Temel kurallar, ekip üyelerinin davranış kurallarına ilişkin açık beklentiler belirlemek olarak tanımlanır. Temel kurallar, kabul edilebilir ve kabul edilemez olarak ele alınan tüm eylemleri içerir.

Takım başlatma belgesinin amacının bir kısmı, ekip üyelerinin beklenen davranışları hakkında ortak temel kurallar üretmektir. 

Açıkça tanımlanmış bir temel kurallar dokümanı ekibin performansını artırır, oluşabilecek riskleri azaltır. 

Yüksek performanslı ekipler olmak için ekip üyelerinin birbirlerinin çalışmalarını açıkça görebilmeli, beklentiler ve iletişim üzerine açık kurallara sahip olmalı ve çatışmaların nasıl ele alınacağı üzerine anlaşmaya varmalıdırlar. 

Takım, en başta net kurallar belirleyerek performansın sürekliliği için bir araç tanımlamış olur.

Temel Kurallara Uyumu Teşvik Eden Bir Ortam Kurmak Önemlidir

Proje yöneticisi, ekiplerin etkili bir şekilde performans gösterebileceği ve güven duyacakları bir ortam yaratmaya çalışmalıdır. 

Buradaki temel hedefler arasında 

  • ekip işbirliğinin kolaylaştırılması, 
  • çalışma ve ilerlemenin görünürlüğünün artırılması 
  • ekibin mümkün olduğunca kendi kendine örgütlenmesini ve kendi kendini yönetmesini sağlanmalıdır.

Takım Başlatma Belgesi (Takım Tüzüğü)

Takım Başlatma Belgesi, ekibin bir arada çalışırken bağlı olacakları temel değerlerini, aralarındaki anlaşmalarını ve bir takım pratik uygulamalarını belirlemeye yarayan bir içeriğe sahiptir. 

İçeriğinde şu başlıklar yer almalıdır:

  • Ekibin paylaşılan değerleri.
  • Ekip iletişimi ve araçların kullanımı ile ilgili yönergeleri.
  • Takımın ortak olarak nasıl karar vereceği hakkında yöntemler.
  • Anlaşmazlıklar ortaya çıktığında ekibin çatışmaları nasıl çözeceğinin adımları.
  • Ekip üyelerinin nasıl ve ne zaman bir araya gelecekleri.
  • Ayrıca ortak çalışma saatleri, mevcut süreçlerini iyileştirmek için geçilecek adımlar üzerine yönergeler.

Bu doküman ekip tarafından hazırlanmalıdır ki ekip üyelerince sahiplenilsin. Periyodik olarak gözden geçirilir ve güncellenir.

Ekip Becerilerini Sürekli Olarak Değerlendirme Kılavuzu

Bir proje yöneticisi, proje ekibinin işleri yapabilmesi ve projenin çıktılarını üretebilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgi, beceri, nitelikler ve deneyim konusunda belirli bir düzeyde farkındalığa sahip olmalıdır.

Proje ilerledikçe, proje ekibi ve proje yöneticisi, ekibin becerilerindeki boşlukları belirlemek için müşteri ihtiyaçlarını ve ekip yeteneklerini daha iyi anlamalıdır.

Proje yöneticisinin bu boşluklar için sık sık kontroller yapması ve bu boşlukları kapatmak için uygun mekanizmaları belirlemesi gerekir.

Bunun için yapılması gerekenler:

  • İhtiyaç duyulan yeni kaynakların belirlenmesi,
  • Ekibin eksik becerilerini geliştirmesi için eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi,
  • Proje ihtiyaçlarını anlamak, planları yapabilmek ve çıktıları üretebilmek için müşterinin katılımını gerektiren bilgi eksikliklerini belirlemek.

Bu adımlar, özellikle proje yöneticisi tarafından belirli aralıklarla tekrar edilmeli ve ekibin eksik kaldığını hissettiği anlarda, gerekli bilgi aktarımı yapacak kaynakları organize etmelidir.

Proje Takımını Kurarken Bunlara Dikkat

Proje ekibi içindeki sorumlulukların tanımlanması bir dizi faktöre bağlıdır. Bazı ekiplerde, ekip üyelerinin sorumlulukları açıkça delege edilir, bazılarında ise ekip kendi kendini organize olur ve ekip üyeleri kimin hangi işi yapacağına beraber karar verirler.


Bir sorumluluğu yerine getirmek için uygun bir kaynağın belirlenmesi aşağıdakilere faktörlere dayalıdır:


• Deneyim: Ekip üyesi, aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli deneyime sahip midir?

• Bilgi: Ekip üyesi, ilgili işi yapabilmesi için gerekli bilgiye sahip mi?

• Beceriler: Ekip üyesi gerekli becerilere sahip mi?

• Tutum: Ekip üyesinin işi yapmak için gerekli motivasyonu var mı?

• Uluslararası faktörler: Ekip üyesinin coğrafi yeri, saat dilimi ve iletişim ihtiyaçları göz önünde bulunduruldu mu?

Yeni bir ekip oluştururken, ekiple projenin amaç ve hedefleri, ekibin sorumlulukları ve gerekli roller ve beceriler hakkında bilgi paylaşmalısınız.


Açık iletişim ve etkili işbirliği, projenin başarısı açısından kritik öneme sahiptir.

Proje yöneticisi, proje bütçesinden sorumludur. Kaynak gereksinimleri, projenin ihtiyaçları, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler göz önüne alındığında en uygun maliyetli kaynağı kullanarak projesini yönetmelidir.

Proje yöneticisinin projeye atanan ekip üyelerini, rollerini ve sorumluluklarını belgelemesi beklenir ve bir projede kaynak yönetim planı, proje organizasyon şemasını ve kaynak takvimlerini, kaynakların kapasitelerini içerir. Bu içerik, proje yönetim planının önemli bir bölümünü oluşturur.

Proje yöneticisi, proje bütçesinden ve ödemelerden sorumludur. Kaynak gereksinimleri, projenin ihtiyaçları, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler göz önüne alındığında en uygun maliyetli kaynak kullanılarak karşılanmalıdır.

Proje yöneticisinin projeye atanan ekip üyelerini, rollerini ve sorumluluklarını belgelemesi beklenir ve bir proje ekibi dizini, proje organizasyon şemaları ve proje çizelgeleri içerebilir. Bu görevler proje yönetim planının önemli bir bölümünü oluşturur.

Örnek PMP Sınav Sorusu

Aşağıdakilerden hangisi aktivitelere kaynak atarken dikkat etmeniz gereken bir özellik değildir?

a- Ekip üyelerinin becerileri

b- Ekip üyelerinin cinsiyetleri

c- Ekip üyelerinin tutumları

d- Ekip üyelerinin uyrukları

Sanal Ekipler

Günümüzde birçok proje ekibi, farklı yerlerde bulunan birden çok üyeye sahip sanal ekiplerdir. Sanal ekipler, yüz yüze görüşmeye çok az zaman ayırarak veya hiç zaman harcamadan rollerini yerine getiren ortak bir amacı olan bir grup insan olarak tanımlanır.

Sanal ekipler, yüksek becerilere sahip ekip üyelerini daha düşük maliyetlerle bulmak için fırsatlar yaratır ve projenin ulaşım ve konaklama masraflarından kurtulmasına imkan verir.

Ayrıca, sanal ekip kullanımı artıkça engelli insanlar için iş yapma imkanları da artmaktadır. Bu yüzden, istihdamı artırmak için çok önemli avantajları vardır.


Sanal ekipler, yüz yüze iletişimi kolaylaştırmak, dosyaları depolamak ve paylaşmak, etkili tartışmalar yönetmek ve ve ekibin takvimini takip etmek için teknolojik çözümlerden yararlanmalıdır.

Sanal ekipler, şeffaflığı artırmak, işbirliğini teşvik etmek, görevlerin durumunu takip edebilmek için bilgi radyatörlerinden yararlanırlar. Bilgi Radyatörleri, herkesin en son bilgileri hızlı bir şekilde görebilmesi için oldukça görünür bir konuma yerleştirilen görsel ekranlar için kullanılan genel bir terimdir. Kanban veya Scrum Panoları örnek olarak verilebilir. Bu yapıda çalışan Trello.com gibi web siteleri de örnek olarak verilebilir.

Sanal ekip üyeleri coğrafi olarak farklı konumlarda olduğu için aşağıdaki zorluklarla karşılaşmak söz konusudur.


• Ekip ruhu ve işbirliği duygusu sağlamanın yollarını bulmak zor olabileceğinden, bağ ve ekip ruhu oluşturmak zor olabilir.

• Ekipler yüz yüze görüşemediği için iletişim ve bilgi paylaşımının çeşitli teknoloji türlerine dayanması gerekir.

• Ekipteki herkesin birbirine güvenilir bir şekilde bilgi iletebilmesi ve bilgilere erişebilmesi için elektronik ortamdaki işbirliğini yönetmek zor olabilir.

• Dağınık bir ekipte roller, raporlama ve performansı izlemek daha zor olabileceğinden, bireysel performanslar gözden kaçabilir.

• İletişimde vücut dilinin etkisi %50’den fazladır. Sanal ekiplerde iletişim hatalarının daha fazla yaşanması yüz yüze iletişime göre daha sık karşılaşılan bir durum olabilir.

• Sanal ekip üyelerinin bulundukları ortamlardaki dikkat dağıtıcı faktörleri ortadan kaldırmak, proje yöneticisinin kontrolünde olamayacağından ekip üyelerinin performansını doğru değerlendirmek mümkün olmayabilir.

• Sanal ekip üyeleri arasındaki saat farklılıkları, ekip performansını olumsuz etkileyebilir.

• Teknik yanı yoğun projelerde yer alan sanal ekip üyeleri farklı ölçü birimlerini (ağırlık, uzunluk gibi) gündelik hayatlarında kullanıyor olabilirler; Bu tip projelerde iletişim esnasında ölçü birimleri üzerinde farklı algılar veya yanlış anlamalar oluşabilir.

Kaynak Yönetim Planı

Kaynak Yönetim Planı, proje kaynaklarının nasıl edinildiğini, tahsis edildiğini, izlendiğini ve kontrol edildiğini açıklayan proje yönetimi planının bir bileşenidir. Kaynak yönetimi planı aşağıdakileri kapsayacaktır:

  • Kaynakların tanımlanması
  • Kaynakların elde edilme süreci
  • Görev ve Sorumluluklar
    • Roller—Projedeki kişinin işlevi.
    • Yetki—Kaynakları kullanma, karar verme, çıktıları kabul etme vb. haklar.
    • Sorumluluk—Bir kaynağa atanan görevlerin tamamı
    • Yeterlilik—İstenen faaliyetleri tamamlamak için gereken beceri ve kapasiteler.
  • Proje Organizasyon Şeması—Proje ekibi üyelerini ve raporlama ilişkilerini tanımlar.
  • Ekip kaynak yönetimi—Ekip kaynaklarının yaşam döngüsü hakkında rehberlik; nasıl tanımlandıklarını, kadroya alındıklarını, yönetildiklerini ve sonunda serbest bırakıldıklarını.
  • Eğitim stratejileri ve gereksinimleri.
  • Kullanılacak takım geliştirme yöntemleri.
  • Ekibi desteklemek için fiziksel kaynakların yönetimi için kaynak kontrolleri.
  • Takdir Planı—Ekip üyelerinin nasıl ödüllendirildiği ve takdir edilmesi gerektiği.

Çeşitlilik ve Kapsayıcılık


Proje yöneticilerinden, farklı kültürlerle, farklı endüstri deneyimleriyle ve hatta farklı dilleri konuşan üyelerle, küresel bir kapsamda veya en azından çok çeşitli bir proje ekibiyle çalışması istenir.

Proje ekibi, kendi ana dillerinden farklı bir proje “ekip dili” benimseyebilir.

Proje yöneticisi, bu çeşitlilikten yararlanan ve karşılıklı güvene dayalı bir ekip iklimi oluşturan bir ortam yaratmaya çalışmalıdır.

Ekip geliştirme hedefleri şunları içerebilir:

• Maliyeti ve zamanı azaltmak ve kaliteyi artırmak için ekip bilgi ve becerilerini geliştirmek.


• Ekip moralini yükseltmek, çatışmayı azaltmak ve ekip çalışmasını iyileştirmek için güveni artırmak.

• Bireysel ve ekip performansını geliştirmek ve çapraz – eğitim ve ek olarak mentorluk.

• Ekibin karar alma süreçlerine katılmasını ve yarattıkları çözümlere sahip çıkmalarını sağlamak.

Ön Atama Araçları

Beceri değerlendirmesi için bir dizi araç ve teknik vardır. Bu araçlar sayesinde projenize ekip üyelerini dahil ederken bir ön değerlendirme yapmanız mümkün olur.

• Tutum anketleri: Projede bulunmaktan memnuniyet duyacak takım üyelerinin motivasyonu da olumlu yönde olacaktır.


• Özel değerlendirmeler: Projede belirli işleri, belirli kaynakların yapacak olması halinde, ilgili kaynakların projeye alımına öncelik verilebilir


• Yapılandırılmış görüşmeler: Belirli sorgulamalar yapmak suretiyle ilgili ekip üyelerini belirlemek ve görev atamaları yapmak mümkün olabilir.


• Yetenek testleri: Projede belirli yeteneklere ihtiyaç olması halinde, ilgili yeteneğe sahip kaynakların görev ataması yapılabilir.

• Odak grupları: Belirli bir grup ekip üyesinin birlikte projeye atanması durumu gerektiğinde kullanılan bir projeye kaynak atama yöntemidir.

Takım Becerisinin Değerlendirilmesi


Ekibin bütünsel olarak değerlendirilmesi, ekibin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemesine ve iyileştirme fırsatlarını değerlendirmeye, güven inşa etmesine ve iletişim mekanizmaları oluşturmasına yardımcı olur.

• Takım tercihleri: Takımın çalışma yöntemleri üzerine yapacağı tercihlerdir.

• Özlemler: Takımın ortak ulaşmak istedikleri bilgi birikimi ve beceri seviyeleri

• Bilgi işleme ve organizasyon: Takım içinde bilginin bireyler arasında hareketi ve işlenerek değer üreten seviyeye ulaştırma yöntemleri

• Karar verme süreçleri: Ekibin ortak karar vermede kullandıkları araç ve teknikler

• Diğer ekip üyeleriyle etkileşimler: Farklı ekiplerle yapılacak iletişim konuları ve kullanılacak araç ve teknikler

Sorumluluk Atama Matrisi

Sorumluluk Atama Matrisi, paydaşların proje faaliyetlerine katılımını tanımlamak için sorumlu, onaylayan, danışılan ve bilgilendirilen durumlarını gösteren bir tablodur.

Sorumluluk Atama matrisi, karar vermekten kimin sorumlu olduğunu ve sorumlu kişilerin nasıl desteklendiğini belirlemeye yardımcı olur. Sorumluluk Atama Matrisi genellikle her proje ekibi üyesine atanan roller ve sorumluluklar hakkında netlik sağlamak için kullanılır.

Sorumluluk Atama Matrisleri, bir proje planında Gantt Diyagramları kadar önemlidir. Tanımlanan aktivitelerin sorumlu kaynaklar tarafından yapılarken, yürütülmesi gereken iletişim kanalları hakkında da tüm proje paydaşlarına bilgi verir. Bu yüzden, eğer proje planınızda Sorumluluk Atama Matrisi eksikse projenizin -en iyi ihtimalle- zaman planında aksamalar yaşayacağı açıktır.

Proje Paydaşları için Beceriler Listesi

Proje ekibindeki herkesin birbirleriyle ilişki ve iletişim kurması için  çeşitli kişilerarası beceriler vardır. 

Kişilerarası ilişki becerileri projenin farklı dönemlerinde farklı ağırlıklarda kendini gösterir. Bu başlıkları bilmek ve yeri geldiğinde kullanmak paydaşları etkileyebilmek için proje yöneticisine avantajlar sunar.

Çatışma yönetimi

Çatışma yönetimi, bir çatışmanın olumsuz bir sonucunun ortaya çıkmasından önce müdahale etmeyi içerir. 

Bir projenin yaşam döngüsü boyunca çatışmaları başarılı bir şekilde yönetmek zor olabilir. 

Proje yöneticisi olarak, ortaya çıkan herhangi bir çatışmanın karar merkezi siz olacaksınız. 

Çatışmanın nasıl ele alınacağını siz belirleyeceksiniz. 

Amaç, çatışmanın olumlu şekilde sonuçlanmasını sağlamak ve bir öğrenme deneyimi kazanmak olmalıdır.

Kültürel farkındalık

Proje ekibinizdeki bireylerin farklı kültürel bakış açılarını ve inançlarını anlamak ve farkında olmak yanlış iletişim ve yanlış anlamaları azaltmaya yardımcı olacaktır.

Karar verme

Karar verme, bir sonuç elde etmek için çok önemli bir beceridir. 

Karar verme yeteneği zor durumlarda sorumluluk üstlenme ve sonuçlarını savunabilmeyi içerir. Karar verme, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi aşamaya ayrılabilir:

• Sorunu tanımlama

• Potansiyel çözümler üretmek

• Çözüm eylemlerinin planlanması

• Fikirleri eyleme geçirmek

• Çözüm değerlendirme planlaması

• Sonuçların ve süreçlerin değerlendirilmesi

Şeklinde sayabiliriz.

Kolaylaştırma

Kolaylaştırma teknikleri, bir araya getirilmiş bir gruba karar vermelerini veya çözüm bulmalarını sağlamak için kılavuzluk veya liderlik etme üzerine kullanılan becerilerdir. 

Liderlik

Sonuç elde etmek için adım atma ve başkalarına yol gösterme yeteneğidir. Liderlik yetenekleri tecrübe sahibi olmak, insanlarla ilişkiler kurmak ve inisiyatif almak yoluyla kazanılır.

Toplantı yönetimi

Toplantıların verimli ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi, projenin başlatılabilmesi, planlanabilmesi, yürütülebilmesi, başlatmada, planlamada, yürütmede, kontrolde ve hatta kapatılabilmesi için gerekli bilgileri toplarken faydalı olacaktır.

Müzakere

Müzakere, birden fazla kişi tarafından bir anlaşmaya veya karara varmak için kullanılan bir yaklaşımdır. 

Başarılı bir şekilde müzakere edebilmek, bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları ve çatışmaları nasıl çözeceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

İlişki Ağı Kurma

İş konuları hakkında bilgilerini genişletmek için insanlar arasındaki etkileşim oluşturma sürecidir. Kuruluş içinde, endüstride veya farklı profesyonel ortamlarda gerçekleştirilebilir.

Gözlemleme / Konuşma

Bir durumun veya sürecin nasıl ilerlediğine dair ilk elden bilgi edinmek için bireyleri günlük görevlerini yerine getirirken izlemeyi ve karşılıklı konuşmak suretiyle bilgi almayı ve vermeyi içeren tekniklerdir.

Hizmetkar Liderlik

Çevik ve diğer projelerde kullanılan, dinleyerek, koçluk yaparak ve ekip üyelerinin gelişmelerine izin veren bir ortam sağlayarak ekibin kendini tanımlamasını, kendini keşfetmesini ve öz farkındalığını teşvik eden bir liderlik türüdür. 

Hizmetkar liderler ekibin çalışmasını kolaylaştırır, çalışma engellerini kaldırır, paydaşları süreçler konusunda eğitir ve ekibin başarısını kutlar.

Takım Oluşturma

Güçlü bir ekip oluşturmak zor olabilir, ancak sürekli destek ve işbirliği içinde çalışarak bir ekibin sorunlarını çözmek, kişiler arası sorunları ortadan kaldırmak, bilgi paylaşmak ve proje hedeflerini birleşik bir güç olarak ele almak için birlikte çalışılmasını sağlayabilirsiniz. 

Takım oluşturma proje hedeflerine ulaşmada çok güçlü bir araçtır.