Organizasyon: Superintendencia de Banca
Sektör: Devlet
Arka plan:
Peru’daki finans kuruluşları, her gün, kredi kartı başvuruları ve kredi işlemleri de dahil olmak üzere, merkezi bir devlet dairesine ayrıntılı bir işlem raporu gönderir. Ofis, bu verileri faiz oranları ve ekonomik raporlar hakkındaki kararları oluşturmak için kullanır. Emek yoğun bu iş, bir finans uzmanının gününün dört saatini kolayca alabilir. Departman yöneticisi ekibini bu görevden kurtarmak istiyordu.
Sorun: Eski süreç, günlük elektronik tablolar oluşturmak için bir istemci-sunucu uygulamasının çalıştırılmasını içeriyordu. Finansal analistler daha sonra daha fazla elektronik tablo oluşturarak karşılaştırmalı hesaplamalar yapmaktaydı. Çok fazla manuel işlem vardı ve hata yapma olasılığı çok fazlaydı. Ve işlemler en az bir kişinin fiziksel olarak ofisteyken yapılabildiğinden, bir çalışanın günlük raporu oluşturmak için genellikle geç saatlere kadar kalması gerekiyordu.
Departman yöneticisinin aklında tek bir soru vardı: Manuel veri girişi ve elle tablo oluşturma yöntemini otomatikleştirmek mümkün müydü?
Proje yöneticisi Bay Jimenez, müşterinin bu ihtiyacını dinledikten sonra şöyle diyor, “Gerekli iyileştirmeler olarak tanımladığı şeyi kabul etseydim, ekibin gerçek sorununu çözemezdim.”
Nasıl Çözüldü:
Proje Yöneticisi Bay Jimenez, talebi açık bir görev olarak almak yerine, hangi çözümün takıma en iyi şekilde hizmet edeceğini bulmak için tam bir ihtiyaç değerlendirmesi yaptı. Sorun noktalarını ortaya çıkarmak için departman yöneticisi ve ekip üyeleriyle görüştü ama sonrasında daha fazla öngörü toplamak için pasif bir gözlem tekniğine karar verdi. Tüm çalışma yapısını anlamak için süreçleri videolara kaydetti ve ardından videoları kapsamlı bir şekilde ekibiyle inceledi.
Sonunda, müşteri birimin müdürü ve kilit kullanıcılarla bir toplantı ayarladı. Bay Jimenez, mevcut sürecin en yoğun zaman alan unsurlarını çıkarmak yerine, tüm veri raporlama sürecini kapsayacak bir web uygulaması oluşturmayı önerdi. “Uzak istemci-sunucu uygulamasından, makrolardan, elektronik tablolardan ve eski rapor yayıncısından kurtulacak ve bunun yerine tek, kullanıcı dostu bir sistem oluşturacaktı.
Sonuç:
Departman yöneticisi, daha geniş bir çözüm önerisinin amacını anladı ve projeye başlandı. Web tabanlı uygulama, raporlama görevi için harcanan süreyi dört saatten 30 dakikaya indirdi. Yeni uygulama ile uzaktan çalışma, raporların otomatik oluşturulması, bunlara uzaktan ve mobil erişmek mümkün oldu. Bu da, ekibin operasyonel görevler yerine, analitik görevlere odaklanmalarına olanak tanıdı.
Alınan Dersler:
Superintendencia de Banca, Proje Yöneticisi Nestor Jimenez, “İlk fikri körü körüne kabul ederseniz, esas sorununu çözemeyebilirsiniz” diyor ve ekliyor “Meraklı ve şüpheci olmak çok önemlidir. Unutmayın, proje yöneticisinin sorumluluğu farklı bakış açılarının temsilcisi olarak hareket etmektir.”
Kaynak: PMI Standart +
Project Management - MS Project - PMP Exam Tips 