Arşiv

Archive for the ‘Proje Paydaş Yönetimi’ Category

Proje Paydaşlarının Belirlenmesi

Paydaşlar, ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanabilmesi için projede erken bir safhada belirlenmelidir.

Ayrıca, proje hedeflerine ve başarısına özel ilgileri olduğundan, projenin başarılı olmasına en iyi şekilde yardımcı olabilecek kişilerdir.

Proje paydaşlarını düzenli olarak belirlemek ve ilgileri, katılımları, karşılıklı bağımlılıkları, proje başarısı üzerindeki potansiyel etkileri ile ilgili bilgileri analiz etmek ve belgelemek önemlidir.

Belirlenen paydaş listesi, değişiklikler meydana geldikçe gözden geçirilmeli ve değiştirilmelidir. İş Gerekçesi ve Fayda Yönetim Planı gibi belgeler, paydaşların listelerini içermelidir.

İletişim yönetimi planı ve paydaş katılım planı, paydaşların katılım modelini göstermelidir. Proje ilerledikçe, Değişiklik Kayıtları, Sorun Kayıtları veya Gereksinim Belgesi yeni paydaşları projeye taşıyabilir.

Paydaş listelerini ve katılım modellerini oluşturmak için önceki projelerden gelen şablonlardan yararlanmak faydalı olacaktır.

Proje Paydaşları

Bir projenin paydaşları, adından da anlaşılacağı gibi, projede ve çıktılarında pay sahibidir. Proje Yöneticisinin paydaşları tanımlayabilmesi, paydaş katılımını planlayabilmesi, paydaşları yönetebilmesi ve paydaş katılımını izleyebilmesi gerekir.

Paydaş, bir proje, program veya portföyün bir kararından, faaliyetinden veya sonucundan etkilenebilecek, bunları etkileyebilecek veya etkilendiğini algılayabilecek bir kişi, grup veya kuruluştur. Paydaşlar proje çalışmasına aktif olarak dahil olabilir veya olmayabilir ve bir kararı, bir faaliyeti veya bir projenin sonucunu etkileyebilir veya bunlardan etkilenebilir.

Paydaşlar bir projede çeşitli roller ve sorumluluklar üstlenirler. Proje boyunca paydaşların etkisini ve katılımını yönetmek, bir projenin sonuçları ve başarısı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

Paydaşların çatışan çıkarları, ihtiyaçları, öncelikleri ve görüşleri olabilir. Projenin sonuçları için birbiriyle çelişen vizyonları olabilir, bu nedenle bunları dikkatli bir şekilde yönetmek proje yöneticisinin rolünün önemli bir parçasıdır.

Proje yöneticileri, bir projenin iç ve dış paydaşlarını mümkün olduğunca erken belirlemeli, ihtiyaçlarının neler olduğunu öğrenmeli ve proje parametrelerinin ve başarı kriterlerinin belirlenmesine katılımlarını sağlamalıdır. Projenin başında bir fikir birliğine varmak zor olsa da, yalnızca bir kişinin ihtiyaçlarının karşılanmadığını veya yanlış anlaşıldığını sonradan öğrendiğinizde proje başarısızlığa sürüklenebilir veya değişiklik isteklerinden dolayı maliyetlerin kontrolsüz artmasına sebep olabilir.

Çevik&Öngörücü Yaklaşımlarda Paydaş&Ekip Tanım Farklılıkları

117- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek -Paydaş Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

2.4.3. Paydaşlar – Müşteri – Fonksiyon Yöneticileri

2.4. Proje Paydaşları

Etkili Toplantı Yapmak için Şunlara Dikkat

  • Toplantıdan hemen önce katılımcılara toplantı gündemini hatırlatın
  • Katılımcı sayısını olabildiğince az tutun
  • Gündem sırası belirleyin ve toplantıda bu gündemi takip edin
  • Toplantıda hedef odaklı olun ve sonuca ulaşmak için müzakere yürütün
  • Katılımcılara söz hakkı tanıyın ve fikirlere saygı duyun
  • Olabildiğince grafik ve resim kullanarak, toplantıyı renklendirin
  •  Gündemde olmayan fakat önemli olabilecek konuları not edin
  • Alınan kararları dokümante edin ve sorumluları belirleyin
  •  Toplantının sonunda genel bir özet yapın

Bölücü/Yıkıcı Takım Üyesi

Bir projeye Proje Yöneticisi olarak atandınız, diğer yandan önceden tanıdığınız ama hiç haz etmediğiniz birisi de proje takım üyesi olarak projenize atanmış. Biliyorsunuz ki bu kişi daha işin başında olumsuz tavırlarıyla hem sizin hem de diğerlerinin canını sıkacak. Her konuya olumsuz yaklaşıp, olumlu bir öneri de sunamayacak, bölücü/yıkıcı bir takım üyesi olarak projenizde sorun olacak.

Bu bölücü/yıkıcı takım üyesini yönetmek için ne ypamanız gerekir?

Sizleri ne kadar tatmin eder bilemiyorum ama ne yazık ki bu durumlar için 2+2=4 şeklinde bir formül yok. Zaten insan davranışları matematiksel olarak modellenemediği için bu işin uzmanları (psikologlar, sosyologlar) biz mühendislerin anlayamayacağı veya kabul edemeyeceği kadar yuvarlak sözlerle çözümler sunarlar. İşte aşağıda öneriler…

  • Empati kurun: Bölücü/Yıkıcı takım üyesinin neden olumsuz davrandığını anlamaya çalışın.
  • Köprü kurmaya çalışın: Etkin iletişim kurarak, kendisinin olumsuz karşıladığı kararlar hakkında onu ikna etmeye çalışın.
  • Bölücü/Yıkcı Takım Üyesinin amacını aydınlatmaya çalışın ki herkes O’nun kötü amacını ve gerçek yüzünü görsün ve diğer takım üyeleri bu kişiden etkilenmesin.
  • Daha yüksek motivasyon araçlarını kullanarak, Bölücü/Yıkıcı Takım Üyesini susturun. Konuşmaması ve ortalığı karıştırmaması için rüşvet verme yöntemini kullanın.
  • Kendisiyle birebir iletişim kurun ve ekibi demotive etmemesi için özel ricada bulunun.
  • Proje Yöneticisi olarak mutlaka bu kişiyi aktif olarak dinleyin. Her ne kadar bu kişiyi Bölücü/Yıkıcı Takım Üyesi diye adlandırmış olsak da farklı bakış açıları da projenin başarısı için gereklidir.
  • Cezalandırmak ile tehdit edin ve Bölücü/Yıkıcı fikirlerini duymak istemediğinizi, söyleyin.

Proje Yöneticisinin Gücü

Önceki yazılarımı takip edenler bilirler; “Proje Yöneticisi, proje için ayırdığı zamanının %60-90’ını iletişim, koordinasyon ile geçirmelidir”, şeklinde ifadelere yer vermiştim.

 

Bu duurmda Proje Yöneticisi işi yapandan ziyade yaptıran rolünü üstlenmeli ve proje yapmak yerine, yönetme fonksiyonunu yerine geitrmelidir.

 

Bu noktada “iyi de Proje Yöneticisi nasıl iş yaptırabilir?” gibi bir soru akla geliyor. İşte bu yazımda Proje Yöneticisinin iş yaptırabilmesi için kullanabileceği güçlerden bahsedeceğim. (Bu güçler Heroes dizisindeki güçler gibi değil ama yine de işe yarayabilir.)

 

Uzmanlık Gücü: Eğer bir kişinin konusunda uzman olduğunu görürseniz o kişiye saygı duyarsınız. Proje Yöneticisi de gerçekten konusunda uzman veya tecrübeliyse proje takımı daha kolay ikna edebilir. Bir proje ekibi kurulduğunda, ekip üyeleri öncelikle Proje Yöneticisinde bu özelliği ararlar. Kendilerine liderlik yapabilecek bir Proje Yöneticisi varsa projenin başarısına olan inanç da artar.

 

Yasal Güç: Proje Yöneticisi şirket içindeki organizasyon yapısında üst kademelerde yer alıyorsa bu Proje Yöneticisinin yasal gücü olduğu anlamına gelir. Emir-komuta zincirinde yukarıda yer almak proje faaliyetlerinin sorgusuz, sualsiz yapılmasını kolaylaştırır.

 

Ödüllendirme Gücü: Proje Yöneticisi, takım elemanlarına projenin başarısı karşısında bir ödül vaat ediyorsa, bu durumda da Ödüllendirme Gücünü kullandığını söyleyebiliriz. Proje  Yöneticisi özellikle motivasyonu yüksek tutabilmek amacıyla bu gücü kullanır fakat bu gücü kullanabilmesi için Üst Yönetimin desteği gerekmektedir. Bu gücü kullanarak bitirilen projelerde takım üyelerine vaadedilen ödül mutlaka takdim edilmelidir aksi takdirde Proje Yöneticisi ve hatta kurum içinde güven bunalımı yaşanır.

 

Korkutma Gücü: Takım elemanlarını ceza ile korkutarak da proje işleri yaptırılabilir. Korkutma Gücü, proje takımında stresi yükselten ve motivasyonu düşüren bir faktördür.

 

Referans Gücü: Yasal Güce benzer bir durum mevcuttur. Proje Yöneticisi eğer üst düzey bir yöneticinin desteği ile projedeki işleri yaptırmaya çalışıyorsa Referans Gücünü kullandığı anlamına gelir. Şirketlerde stratejik açıdan önemli projelere kurum içinde baskısı hissedilen (sesi yüksek çıkan) Genel Müdür Yardımcıları, sponsor olarak atanır. Bu Genel Müdür Yardımcısının desteğini alan Proje Yöneticisi kimi zamanda Departman Müdürlerinden bile yüksek yetkilere sahip olur. Bu gücü kullananlar, projenin bir başının ve bir sonunun olduğunu unutmamaları gerekir.

Proje Paydaşlarının Belirlenmesi – PMBOK

PMBOK 2008’e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Paydaşlarının Belirlenmesi olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının  ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Paydaşları Belirlemek için en önemli gereksinim Proje Başlatma Belgesi’dir ‘dir. Böylece, Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Paydaşlarını Belirlemek için  iki adımdan oluşan “Proje Paydaş Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf olan kişi veya organizasyonların İlgi ve  Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde elinizde Proje paydaşlarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje paydaşlarını yönetmek için “Proje Paydaş Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.

Kategoriler:Proje Paydaş Yönetimi Etiketler:,

Dinleyin…

Proje Yöneticileri etkin iletişime önem vermek zorundadır. Proje ile ilgili bilginin dağıtılmasının yanısıra gelen bilgilerin de doğru anlaşılmış olması, projenin ilerleyişi açısından önnemlidir. Özellikle gelen bilgi yazılı değil de sözlü ise Proje Yöneticisi duymaya değil, dinlemeğe odaklanmalıdır.

Karşınızdakini dinlemek için

  • Konuşmacı ne söylüyor?
  • Ne demek istiyor?
  • Şu anda söylediği ile bir önceki söyledikleri nasıl ilişkilendirilir?
  • Konuşmacının verdiği bilgiyi ben nasıl kullanabilirim?
  • Konuşma, dikkat etmem gereken bir duygu içeriyor mu?
  • Bana anlatılanlar, tüm hikayenin tamamı mı yoksa bir kesit mi?
  • Söylenenler yazılı olarak destekleniyor mu?
  • Benim önceden bildiklerimle anlatılanlar arasında tutarlılık var mı?
  • Benim anladığım ile anlatılmak istenen aynı mı?
  • Konuşmacı anlatması gerekenlerin tamamını anlattı mı?
  • Yanlış anlaşılma ihtimali olan konular ortak bir dille (teknik resim, çizim) tekrar ele alınacak mı?

Dinleyin

Paydaşlar arasıdaki bilginin doğru anlaşılması, projenin ilerleyişi açısından çok önemlidir. Özellikle gelen bilgi sözlü ise duymaya değil, dinlemeğe odaklanmalıyız.

Karşınızdakini doğru anlamak için:

  • Konuşmacı ne söylüyor?
  • Ne demek istiyor?
  • Şu anda söylediği ile bir önceki söyledikleri nasıl ilişkilendirilir?
  • Konuşmacının verdiği bilgiyi ben nasıl kullanabilirim?
  • Konuşma, dikkat etmem gereken bir duygu içeriyor mu?
  • Bana anlatılanlar, tüm hikayenin tamamı mı yoksa bir kesit mi?
  • Benim önceden bildiklerimle anlatılanlar arasında tutarlılık var mı?
  • Konuşmacı konunun tamamını anlattı mı?
  • Yanlış anlaşılma ihtimali olan yazıyla desteklenecek mi?
  • Bilgiyi veren kişiye anladığımı geri anlattım mı?

Müşterilerinizi Proje Süreçlerine Dahil Edin…

Eğer mümkünse, müşteri durumunda olan kişinin de proje süreçlerine dahil olmasına izin verin. Bü yüzden özellikle plan içinde müşteriye düşen görev ve sorumlulukları açıkça belirleyin ve bu görevlerin artmasını sağlayın ve bundan çekinmeyin. Müşterinin kendine düşen sorumlukları yerine getirmesi, projenin ilerleyişiyle ilgili daha fazla bilgi edinmesine imkan sağlayacaktır. Böylece keyfi talep değişikliklerinin önüne geçilebilir. Ayrıca projeden ürüne geçişin de daha yumuşak ve sancısız olmasını sağlayacaktır.

Çatışma Yönetimi Üzerine…

Çatışma iyi bir şeydir. Eğer çatışılan konu işle ilgiliyse…

Fakat çatışma bireyselliğe dönüştüyse işte o zaman çatışan kişiler, sadece kendilerine değil iş ortamına da kendileri farketmeden zarar verirler. Sıcakkanlı bir millet olmamızdan dolayı genellikle işle ilgili çatışmalar, bireyselliğe kısa zamanda döner…

Çatışmanın bireysel hale dönüşmesini önlemek için aşağıdaki konulara dikkat etmek faydalı olabilir.

  • Çatışmanın çıkmasını olabildiğince baştan önlemek için bireysel ilişkilere dikkat edin.
  • İnsana değil, probleme saldırın.
  • Yapılacak işlere odaklanın.
  • Etkin iletişim için çevrenizdekileri cesaretlendirin.
  • Problemin kaynağını bulun.
  • Çatışma halinde olan taraflara savunmaları için gerekli ortamı yaratın.
  • Tarafları etraflıca dinleyerek, çatışmanın çözümü için adım atın.
  • Sevilen ve yardımsever olun.
  • Çatışmanın kangrene dönüşmesini engelleyin.
  • Eğer mümkünse ortak paydada birleştirin veya birleşin.
  • Aktif dinlemeyi unutmadan etkin iletişime önem verin.

Çatışma Yönetimi Üzerine

Çatışma iyi bir şeydir. Eğer çatışılan konu işle ilgiliyse

Fakat çatışma bireyselliğe dönüştüyse işte o zaman çatışan kişiler, sadece kendilerine değil, iş ortamına da zarar verirler. Sıcakkanlı insanlar olduğumuz için genellikle işle ilgili çatışmaları bireysel çatışmalara çeviririz.

Çatışmanın bireysel hale dönüşmesini önlemek için aşağıdaki konulara dikkat etmek faydalı olabilir.

  • Çatışmanın çıkmasını olabildiğince baştan önlemek için bireysel ilişkilere dikkat edin.
  • İnsana değil, probleme odaklanın.
  • Genel katılım için çevrenizdekileri cesaretlendirin.
  • Problemin kaynağını arayın.
  • Çatışma halinde olan taraflara savunmaları için gerekli ortamı yaratın.
  • Tarafları etraflıca dinleyerek, çatışmanın çözümü için adım atın.
  • Sevilen ve yardımsever olun.
  • Çatışmanın kısa sürede çözülmesine odaklanın. Ertelemeler, çatışmanın büyümesine sebep olur.
  • Tarafların fedakarlık yapma seçeneklerini masaya yatırın.
  • Aktif dinlemeye önem verin.