Kategori: Project Server

Project Server ile İletişimi Kolaylaştırmak

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

Project Server’da Kurumsal Kaynak Merkezi

res-centerProject Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

Project Server – Proje Merkezi ve Kurumsal Projeler

Project Server programından Üst Yönetimin özellikle beklentisi, şirket içindeki projelerin bir arada görülebileceği bir ekran yapısına ulaşmaktır.

Proje Yöneticilerimiz, MS Project Prof.2007 üzerinden hazırladıkları proje planlarını yayınlamak için File menüsünden – Publish komutuna basmaları yeterlidir. Üst Yönetim, herhangi bir projeye müdahale etmeden, projelerin genel durumuyla ilgili bilgileri Project Server 2007 üzerinden görme imkanı bulacaklardır. 

Üst Yöneticimiz, kendi kişisel Windows hesabıyla Project Server ekranını açtığında sol kenardaki menülerden Project Center ifadesine tıkladığında PY’ler tarafından yayınlanan bütün projeler gözükecektir. Bu projeler farklı kategorilere göre sınıflandırılabilir. Örneğin; Ar-Ge, Satınalma, IT, Tedarikçi Geliştirme, Bakım, İyileştirme vb. Bunun yanı sıra üst yönetim projelerin genel bilgilerini (süre, başlangıç, bitiş) görebileceği gibi maliyet, adam*gün, planlanan ve gerçekleşen arasındaki sapma miktarları gibi deayları da incelemesi mümkündür.

MS PRoject Server

Project Server’da Projeyi Kaydetmekle, Yayınlamak Arasındaki Fark

Project Server’da projenin kaydedilmesi (SAVE) ile projenin yayınlanması (PUBLISH) arasında fark vardır. Bir proje planı üzerinde çalışılırken yapılan değişikliklerin kaybolmaması için tekrar tekrar kaydedilir. Proje nihai hale gelmediği için proje yayınlanmadan önce gözden geçirmek veya değişen talepler çerçevesinde projeyi değiştirmek amacıyla kayıt fonksiyonu önemlidir. Bu yüzden, proje nihai plana ulaştığı anda önce temel plan (BASELINE) olarak kaydedilir ve daha sonra proje taraflarına görevlerini bildirmek amacıyla proje yayınlanır.

Project Server'ı Kendinize Özel Hale Getirin

Microsoft Project Server bir kurum için projeleri takip etmede ve kaynaklar arasında iletişimin daha etkinleştirilmesi için oldukça etkili bir araçtır. Buna karşılık Proect Server’ın şirketin ihtiyaçlarına göre kesinlikle kişiselleştirilmesi gerekmektedir. Doğrudan kurup, kullanılabilecek bir program değildir. Kaynakların yetkilendirilmesi, projelerin kategorisinin oluşturulması, raporlarma sisteminin kurulması (bu özellikle içinde hazır değildir), ekran görünümlerinin elden geçirilmesi (çok fazla seçenek mevcut, bu yüzden azaltmak gerekebilir) gibi 4-5 günlük farklı proje taraflarının katılacağı ve karar vereceği detaylı bir çalışmanın ardından pilot projelerin yönetilmesi düşünülebilir. Tabi ki bu arada proje yöneticilerine, takım üyelerine, üst yönetime vb. kullanım eğitimini de vermiş de olmak gerekir.