Kategori: Proje Zaman Yönetimi

Belirsizliklerin Düzeni için Ağ Diyagramı

Üst Yönetim “Önümüzdeki yıl hangi projeleri yapacağız?” gibi bir soru sorarsa, üçer aylık veya aylık bazda yapılacak projeler listesi hazırlanır… Bu kaba plan, üst yönetimin bir sonraki sene ihtiyaç duyacağı kaynağı görebilmesini, stratejik kararlarının önceliğini ve hatta sene sonunda başarıyı değerlendirebilmesi için referans anlamına gelir. Bir takım belirsizliklere karşı ise bu kaba plan belirli aralıklarla güncellenebilir. Böylece, yıl içinde baştaki belirsizliklerden ortadan kalkar ve ihtiyaçlara göre projeler sıralanmış olur.

Projelerin içine odaklanırsak, projelerde de belirsizlikler başlangıç sürecinde oldukça fazladır. Projeye atanan proje yöneticisi de aktivitelerin sırasını oluşturmak zorundadır. Hedeflenen teslimatlara ulaşmak için bazı faaliyetler işin doğası gereği birbirine bağlıyken (sert  mantık), bazı faaliyetler tercihen birbirine bağlı olabilir (yumuşak mantık).

İşlerin sırası ekibin verimsiz çalışmasını engeller.  Kendi aralarında iş aktarımını, dolayısıyla iletişimi güçlendirir, belirsizliklerin hangi sırayla ortadan kalkacağına dair bilgi verir. Projenin zaman çizelgesi oluşturulurken, işlerin sırası dikkate alınır, böylece proje içinde kaynak ihtiyacının da şekillenmesi mümkün olur.

PMI’a göre ve Aktivite Sıralama süreci tamamlanmadan, kaynak tahminleme, süre tahminleme ve zaman çizelgesi geliştirme süreçlerine geçilmemelidir.

Jr6TV

Zaman Çizelgesinin Kontrolü – PMBOK

images-3Zaman Çizelgesinin Kontrolü, projenin zamandaki ilerlemesini güncellemeyi ve oluşan değişiklikleri yönetmeyi hedefleyen süreçtir.

• Proje zaman çizelgesinin mevcut durumunun belirlenmesi,

• Zaman çizelgesinde değişiklikler yaratan faktörlerin kontrol edilmesi,

• Proje zaman çizelgesinin değiştiğinin belirlenmesi,

• Gerçekleşen değişikliklerin ortaya çıktıkları sırada yönetilmesi

gibi çalışmaları içerir.

Projenin zaman ekseni üzerinde sapmasının olup, olmadığı bir takım göstergelere dayanarak izlenir. En önemli göstergeler:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans Indeksi

olarak bilinir. Bu değerler sayısal değerlerdir ve doğru hesaplanabilmesi için faaliyetlerle ilgili düzenli olarak takım üyelerinden gerçekleşme verileri toplanmalıdır.

Bir Projenin Süresi Nasıl Kısaltılır?

Proje sponsoru, sizi Proje Yöneticisi olarak görevlendirdi ve projenin planını en kısa zamanda hazırlamanızı istedi. Proje sponsoru proje süresi ile ilgili de hiç bir kısıt belirtmedi.

Projenin zaman planını hazırladınız ve projenizin 100 gün süreceğini belirlediniz ve planı sponsora sundunuz.

Proje sponsoru, süreye baktı ve “100 gün fazla olmuş, 75 günde bitirin bu projeyi” diye bir talimat verdi.

Projeyi 100 günden, 75 güne indirmek için hangi stratejiyi kullanırsınz?

a)   “Tecrübeyle geliştirdiğim SABUNLAMA tekniklerini kullanır, planı ayarlarım.”

b)   “75 gün sorun değil. Ben aslında 50 günde bitirecektim, sponsora 100 demiştim.”

c)   “Planı yönetimin istediği şekle getiririm, proje ilerlemeye başlayınca zaten yine 100 güne uzar, hatta 150 bile olabilir.”

d)   “Maliyet veya Risk artışı seçeneklerini sponsorun onayına sunarım.”

Tabi ki sorunun cevabı: D

1 – Bir projenin süresini kısaltmak için Kritik Yol’daki aktiviteler üzerinde kaynak artırma yöntemine başvururuz. Kaynak Yükleme (CRASHING) olarak bilinen bu teknik, projede maliyet artırır. Bu tekniği kullanırken proje maliyetini en az artıracak faaliyetten kısaltmaya başlamak en doğru yaklaşımdır.

2- Eğer, maliyet artırmadan proje süresi kısaltılmak istenirse o zaman yine Kritik Yol’daki aktivitelerden ardışık olan iki faaliyeti Paralel Yürütme (FAST-TRACKING) suretiyle, proje süresi kısaltılabilir. Ardışık yapılması gereken iki aktiviteyi bile bile paralel yürütmek bir takım riskler almak anlamına gelir.

Proje Yöneticisi, doğru ve gerçekçi planı yapıp, daha sonra projeyi kısaltması gerekirse maliyet veya risk artıran seçenekleri açık ve net olarak sponsorun onayına sunmalıdır.

Ayrıştırma

 

PMBOK’ta iki süreç içinde kullanılan bir araç ve teknik olarak geçer.

Birinci kullanım yeri; İş Kırılım Yapısı Oluşturma, ikinci kullanım yeri; Aktivite Tanımlama’dır.

Bir projede işleri bölerken “Daha fazla iş mi yaratıyorum?” diye sorun. Eğer, detaylandırılan işin gerektirdiği efor, bu işi tanımlamak, kaynak atamak ve takip etmek gibi faaliyetlerin getirdiği eforlardan daha az ise, detaylandırmak bize bir kazanç sağlamayacak hatta işimizi zorlaştıracaktır.

Burada önemli olan şey şudur; Detaylandırdığınız da o işe atadığınız kişi veya kişiler size yaptıkları işle ilgili gerçekleşme verilerini verecekler ve siz de bu faaliyetleri kontrol edebilecek misin? Kontrol edemeyecekseniz, hiç detaylandırmayın. Attığınız taş, ürküttüğünüz kurbağa değsin.

Ayrıca, işe atadığınız kişiler, işin nasıl yapıldığını zaten biliyorsa, bu kişilere işin kırılımını çıkarmak da gereksiz olacaktır. Hatta, bu insanlardan tepki de alabilirsiniz. Dikkat!