Etiket: ekip

Projelerde Sanal Takımları Yönetmek

Kişisel zaman yönetimi ile ilgili 90/90/1 ve {90/90/1 x2} şeklinde iki yazı kaleme almıştım. Bu yazılarda, bir kişinin ve bir ekibin, ortak hedefe nasıl ilerleyebileceğine dair ip uçları vermiştim. Bu yazımda ise ekip üyelerinin farklı yerlerde bulunması halinde web tabanlı araçlarla kuracakları Sanal Ekip kavramını detaylı olarak ele alacağım.

Sanal takımları oluşturmak ve yönetmek, sadece teknolojik araçları etkin kullanmaktan ibaret değildir.

Zoom, MS Teams, Trello, Google Drive ve daha pek çokları önemli olsa da ekibin motivasyonu, ekip üyelerinin çalışmalara katılımı, aralarındaki koordinasyonu, zaman yönetimleri, birbirlerine karşı dürüst ve şeffaf olmaları gibi faktörler, ekip performansı için çok daha önemlidir.

Sanal takımların verimli çalışabilmesi için kendi aralarında yapacakları anlaşmalar, ekip üyelerinin çalışma modelini şekillendirecektir.

Bu yüzden, Ekip Çalışma Tüzüğü (Team Charter) ekip üyeleri tarafından oluşturulur ve ekibin çalışma prensipleri belirler. Bu belgede olması gereken maddelerin bir kısmı aşağıdadır.

  • Ortak çalışma saatleri
  • Ekibin bir konuda karar verme adımları
  • Takım içinde yaşanacak bir çatışmanın nasıl yönetileceği
  • Ekibin toplantı zamanları
  • Kullanacakları ortak lisan
  • İletişim araçları
  • İşleri takip etmek için kullanılacak yazılımlar

Ekibin şeffaflığı sağlayabilmesi için teknoloji seçimi de önemlidir;

Bir projede sanal ekiplerin sıklıkla kullandığı araçlar, aşağıdaki amaçlarla ilişkili olacaktır ve bu araçların kombinasyonu kullanılacaktır.

• Şeffaflığı artırmak için paylaşılan iş takip yazılımları: Jira, Trello, Microsoft Project Sever

• Anlık veya kalıcı iletişimi sağlamak için paylaşılan mesajlaşma ve/veya iletişim panoları: Slack, Whatsapp

• Paylaşılan belgeleri saklamak için bilgi depolama alanları: Google Drive

• Yüz yüze işbirliği için video konferans araçları: Zoom, Teams

Sanal Ekiplerin İhtiyaçları

Sanal ekip üyelerinin de bir arada çalışan ekip üyeleriyle benzer ihtiyaçları vardır: Ortak paylaşılan hedefler, rol ve sorumlulukların ne olduğu, kendilerinden ne beklendiği konusunda netlik gibi.

Proje yöneticisinin, netliği oluşturmak adına, paydaşlarla, ekip üyeleri arasındaki koordinasyonu sağlaması ve proje boyunca da devam ettirmesi gerekmektedir.

Diğer yandan, proje yöneticisi, ekiplerin izole bireyler şeklinde çalışması yerine, etkili bir şekilde işbirliği yapabildiğinden ve ekip olarak çalışabildiğinden emin olmalıdır.

Ekip üyelerinin katılımını yönetmek için proje yöneticisi, şu dört temel prensibe dikkat etmelidir: Şeffaflık, sorumluluk, hesap verme ve etkili iletişim. Bu prensipleri merkezine alan sanal takımların, performansları artacak ve projenin başarı ihtimali yükselecektir.

Sanal İletişim

Takımlar yüz yüze her zaman daha iyi iletişim kurarlar. Bunun sebebi vücut dilidir. Yapılan araştırmalarda, vücut dilinin bir mesajı aktarmada, kelimeler ve ses tonundan daha etkili olduğu ortaya çıkmıştır.

Bu yüzden, sanal ekip toplantılarında sadece kelimelerin ve mekanik ses tonlarının duyulması iletişim için yeterli olmayabilir. Mümkün olduğunca video konferans araçlarını da sanal ekip toplantılarında kullanmak, faydalıdır.

Sanal İş Takibi

Diğer önemli konu işlerin görünürlüğüdür. Küçük bir ekip dahi olsa, işlerin takibini şeffaflaştırmak, nihai hedefe ne kadarlık bir mesafe kaldığını görmede etkili olacaktır.

Proje yönetimi yazılımları, yapılacak işleri görselleştirmek, devam eden çalışmaları izlemek, işlerin ne zaman tamamlandığını ve hedeflere ulaşıldığını not etmek için kullanılır.

Teknoloji, ekibinizin çalışmalarını desteklese de, ekibin araçları nasıl kullandığı kritiktir bir detaydır.

Örneğin, ekip, görev bilgilerini güncel tutmazsa, projenin genel durumu güncelliğini yitirir, çalışmalar ya ilerlemez, ya da aynı işler birden fazla kez yapılmak zorunda kalır.

Ozmotik Öğrenme

Sanal bir ekipte, ozmotik öğrenme yaşanmaz. Ozmotik öğrenme ne demektir? Buna en güzel örnek, çocukların dil öğrenimi verilebilir. Çocuklar konuşmayı duyarak, çevrelerini gözlemleyerek öğrenir. Buna ozmotik öğrenme denir.

Çalışanlar, pek çok konuyu birbirlerini gözlemleyerek öğrenirler. Özellikle, deneyimli olanlar, deneyimsiz olanlara işleri yaparak öğretir. Buna karşılık sanal takıma dahil olan ve işe yeni başlayan bir birey, ofis ortamı görmeyeceği için osmotik öğrenme yaşayamayacaktır. Bu durum sanal takımlar için önemli bir dezavantaj olarak gösterilmektedir.

Osmotik öğrenme eksikliği, kurum kültürünün oluşmasına da engel bir faktördür. Bireylerin bir şirkete sadakatleri, şirket kültürü ile ilişkilidir. Osmotik öğrenme yerine mekanik öğrenme, bireyin şirkete bağımlılığını azaltır.

İletişim Planı

Proje yöneticisinin paydaşlarla iletişim kurmak için hazırladığı iletişim planı gibi, ekip de kendisi için bir iletişim planı oluşturmalı ve yürütülmelidir.

Bu plan şunları içerebilir:

• Takım ne sıklıkta buluşacak ve toplantıların gündemi ne olacak? Örneğin mesai saati başında günlük toplantılar ne kadar sürecek ve ne konuşulacak. Benzer şekilde, haftalık veya aşama sonu toplantıları, retrospektif toplantıları, gibi.

• Ekip üyeleri, görev ilerlemelerini nasıl ve ne sıklıkta günceller?

• Ekibin ortak çalışma saatleri nelerdir?

• Tercih ettikleri iletişim yaklaşımları nelerdir? İletişim kanalları? Telefon? E-posta ? Paylaşılan iş takip yazılımları?

Proje yöneticisi, ekip için ilk iletişim yapısını oluşturmalı ve sonrasında ekibin kendi uygulamalarını benimsemesini sağlamalı ve iyileştirmeler yapmaya teşvik etmelidir.

Ekip Becerilerini Sürekli Olarak Değerlendirme Kılavuzu

Bir proje yöneticisi, proje ekibinin işleri yapabilmesi ve projenin çıktılarını üretebilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgi, beceri, nitelikler ve deneyim konusunda belirli bir düzeyde farkındalığa sahip olmalıdır.

Proje ilerledikçe, proje ekibi ve proje yöneticisi, ekibin becerilerindeki boşlukları belirlemek için müşteri ihtiyaçlarını ve ekip yeteneklerini daha iyi anlamalıdır.

Proje yöneticisinin bu boşluklar için sık sık kontroller yapması ve bu boşlukları kapatmak için uygun mekanizmaları belirlemesi gerekir.

Bunun için yapılması gerekenler:

  • İhtiyaç duyulan yeni kaynakların belirlenmesi,
  • Ekibin eksik becerilerini geliştirmesi için eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi,
  • Proje ihtiyaçlarını anlamak, planları yapabilmek ve çıktıları üretebilmek için müşterinin katılımını gerektiren bilgi eksikliklerini belirlemek.

Bu adımlar, özellikle proje yöneticisi tarafından belirli aralıklarla tekrar edilmeli ve ekibin eksik kaldığını hissettiği anlarda, gerekli bilgi aktarımı yapacak kaynakları organize etmelidir.

Takım Becerisinin Değerlendirilmesi


Ekibin bütünsel olarak değerlendirilmesi, ekibin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemesine ve iyileştirme fırsatlarını değerlendirmeye, güven inşa etmesine ve iletişim mekanizmaları oluşturmasına yardımcı olur.

• Takım tercihleri: Takımın çalışma yöntemleri üzerine yapacağı tercihlerdir.

• Özlemler: Takımın ortak ulaşmak istedikleri bilgi birikimi ve beceri seviyeleri

• Bilgi işleme ve organizasyon: Takım içinde bilginin bireyler arasında hareketi ve işlenerek değer üreten seviyeye ulaştırma yöntemleri

• Karar verme süreçleri: Ekibin ortak karar vermede kullandıkları araç ve teknikler

• Diğer ekip üyeleriyle etkileşimler: Farklı ekiplerle yapılacak iletişim konuları ve kullanılacak araç ve teknikler

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 15

  • Bir projenin başarısı veya başarısızlığı sadece proje yöneticisine ait olamaz.
  • Proje yöneticisi projeye atanırken kendisiyle birlikte veya kısa bir süre sonra proje yöneticisinin yönlendirmesiyle çekirdek ekip de atanmalıdır.
  • Çekirdek ekip, farklı uzmanlıklara sahip ve proje yöneticisinin ihtiyacı olan teknik bilgiyi verebilecek vasıfta kişilerdir.
  • Bir projenin başarısından veya başarısızlığından proje yöneticisi kadar çekirdek ekip de sorumludur.
  • Proje yöneticisi ile çekirdek ekibe, “Proje Yönetim Ekibi”, “Liderlik Ekibi” gibi isimler de verilir.

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 14

  • Üst yönetimin, müşterinin, departman yöneticilerinin, tedarikçilerin, kamu kuruluş yetkililerinin, sivil toplum kuruluş yetkililerinin, son kullanıcının da bir projede paydaş olabileceği unutulmamalıdır.
  • Proje yönetim planı hazırlanırken sadece ekip üyelerini paydaş olarak görmek yeterli değildir.
  • Paydaşların sayısının fazla olması iletişim hatalarını artırır.
  • Paydaş sayısı artıkça proje yöneticisi daha fazla iletişim ve koordinasyona önem vermelidir.
  • Bir proje yöneticisi zamanının %75-%90 ‘ını iletişim ve koordinasyon ile geçirir.