Arşiv

Posts Tagged ‘iletişim’

Proje Yönetimi Discord Kanalı Açılmıştır

Proje Yönetimi Discord Kanalına üye olmak için aşağıdaki linki kullanabilirsiniz. 

https://discord.gg/PPtMzzt

Sanal grupların başarılı işler çıkaracağına inancım çok eskilere dayanır.

1999 yılında msproject@egroups.com adlı sanal grubu kurmuştum. Sonra adı, msproject@yahoogroups.com olmuştu. Yıllar içinde 1000 kişiden fazla üyesi olmuştu grubumuzun ama etkileşim çok sınırlı kalmıştı.

Yanlış hatırlamıyorsam 2008 yılında Google Groups’da Proje Yönetimi içerikli bir grup kurmuştum, sonrasında ilgilenemediğim için kapatmıştım ama Google Groups halen devam ediyormuş ve bakın ne buldum?

15 Kasım 2008’de PMI Türkiye Grubunun üyesiymişim ve o yıllarda yapılan kongre davetiye mesajları hala duruyor.

2010 Eylül ayında Linkedin üzerinden açtığım Proje Yönetimi grubundan şu anda 1900 üyesi var fakat sınırlı sayıda kişi paylaşım yapıyor.

Discord Kanal’ı herkese açıktır ve proje yönetimi temelinde herkes istediğini paylaşabilecektir. Umarım, proje yönetimine gönül verenler için faydalı olur.

Şimdilik ana başlıklar aşağıdaki gibi. Yeni kanal başlıkları için lütfen öneride bulunun.

Hoşgeldiniz: Kendinizi kısaca tanıtınız.

Eğitim Duyuruları,

Kongre Duyuruları

Py-ödevleri

Proje fikri olanlar

İş ilanları

Makale linkleri

Video Linkleri

Podcast linkleri

Sınav deneyimleri

Py yazılımları

Sektörel Paylaşımlar

Proje Yönetimi Sertifikaları

Tedarik Yönetiminde Müzakerenin Önemi

Müzakereler, tarafların bir anlaşmaya varmasını amaçlayan tartışmalardır. 

En çok kullanıldığı yer, tedarik sürecindedir ve karşılıklı anlaşmayı netleştirmek, satın alma haklarını, yükümlülükleri ve şartları belirlemek içindir. 

Tedarik yönetiminde şirketler arası müzakereleri proje yöneticisinin veya proje ekibinin idare etmesi mümkün olmayabilir. Özellikle satın alma departmanından ve hatta hukuk departmanından uzmanların da katılması gerekebilir.

Tedarik sürecinde müzakere edilecek konular aşağıdaki maddeler olarak düşünülebilir:

  • Şartname veya ana teslimatlar
  • Kilometre taşları ve tarihleri ​​içeren bir zaman çizelgesi
  • Performans raporlama beklentileri
  • Fiyatlandırma ve ödeme koşulları
  • Tetkik, kalite gereklilikleri ve kabul kriterleri
  • Garanti ve gelecekteki destek
  • Teşvikler veya cezalar
  • Sigorta ve kesin teminat
  • Taşeron onayları
  • Şartlar ve koşullar
  • Değişiklik talebi ele alma prosedürü
  • Fesih hükümleri ve anlaşmazlıkların çözümü

Şunu da unutmamak gerekir: Proje daha büyük bir programın parçasıysa, tedarik süreçleri ve bu çerçevede yürütülecek müzakereler program hedeflerine göre yönetilmelidir. 

Projelerde Çatışma Kaçınılmazdır

Ben, eğitimlerimde çatışmanın faydalı olup, olmadığını sorarak, bu konuya giriş yaparım. Farklı fikirlerin ortaya çıkması açısından çatışmalar gereklidir ve çatışma işle ilgiliyse, farklı bakış açılarının değerlendirilmesi açısından proje ekibine fayda sağlayacaktır. Buna karşılık, çatışma bireyselleşmiş ise bu durumda çatışan kişilere de, ilgili şirkete de zarar vermeye başlar.

Çatışma yönetimi, takım performansına zarar verebilecek anlaşmazlıklar ile başa çıkmak için bir veya daha fazla stratejinin uygulanmasıdır. 

Kaçınılmaz olarak, takımlar zaman çizelgeleme, sorumluluklar, efor tahminleri, işlerin yapılış yöntemleri, gereksinimlerin önem seviyeleri veya aciliyeti gibi pek çok konuda çatışmalar yaşarlar. 

Bu yazıda bahsettiğim üzere; Takım Başlatma Belgesi proje ilerlerken, yaşanabilecek çatışmaların nasıl ele alınabileceği konusunda proje ekibine yardımcı olacaktır.

Bir anlaşmazlığın ortaya çıkması halinde, takım üyelerinin oy birliği veya oy çokluğuyla karar vermesi en doğru yöntem gibi düşünülebilir fakat bu her zaman mümkün olmaz. Proje devam ederken, bir kriz yaşandığında, bir veya iki kişinin acilen inisiyatif alması gerektiği durumlarda oylama tekniği kullanma fırsatı veya zamanı olmayabilir. Ekip üyelerinin böyle durumları kabul etmesi beklenir.

Etkili çatışma yönetimi, ortak anlayışın gelişmesine, performans ve üretkenliğin artmasına imkan sağlar. 

Çatışma yönetilemez ise yıkıcı davranışlar, düşmanlık, ekibin düşük düşük performans göstermesi ve üretkenliğin azalması ile karşılaşırız – bunların hepsi projenin çıktılarının başarıya ulaşmasını engeller. 

Detaylarını sonraki yazılarımızda ele alacağımız çatışma çözme teknikleri vardır: Çatışmanın yoğunluğu ve önemi, çatışmayı çözmek için ayrılacak zaman, çatışan tarafların kurum içindeki pozisyonları, çatışmaları kısa veya uzun vadede çözme ihtiyacı gibi faktörlere dayanan teknikleri ilerleyen günlerde yayınlayacağım yazılarda ele alacağım.

Ekibin Bilgi Aktarımını Sürdürmek İçin Kılavuz

Sanal ekiplerde ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımını yönetmek büyük bir proje zorluğu yaratmaktadır.

  • Temel amaç, ekip arasında işbirliğini kolaylaştırmak ve şeffaflığı teşvik etmektir.
  • Bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için ekip başlatma belgesinden (team charter) yararlanmak gerekir. Ekibin çalışma standartları, ortak iş yapma araç ve yaklaşımları, çatışma çözme teknikleri, ortak karar alma adımları, bu belgenin içinde yer almalıdır. Pratik uygulamalardan yola çıkarak, belge üzerinde gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
  • Çevik yöntemlerde, paydaşlar için proje durumuna dair şeffaflık yaratmak için bilgi radyatörlerinin kullanılması önerilir.
  • Öngörücü yaklaşımlarda ise ekip üyelerinin “çalışma performans verilerini” paylaşma yöntemi ve sıklığı belirlenmelidir.
  • Proje içinde bilgi aktarımının etkinliğinden emin olmak için paydaş katılım model ve iletişim yönetim planından yararlanmak gerekir.

Proje Paydaşları için Beceriler Listesi

Proje ekibindeki herkesin birbirleriyle ilişki ve iletişim kurması için  çeşitli kişilerarası beceriler vardır. 

Kişilerarası ilişki becerileri projenin farklı dönemlerinde farklı ağırlıklarda kendini gösterir. Bu başlıkları bilmek ve yeri geldiğinde kullanmak paydaşları etkileyebilmek için proje yöneticisine avantajlar sunar.

Çatışma yönetimi

Çatışma yönetimi, bir çatışmanın olumsuz bir sonucunun ortaya çıkmasından önce müdahale etmeyi içerir. 

Bir projenin yaşam döngüsü boyunca çatışmaları başarılı bir şekilde yönetmek zor olabilir. 

Proje yöneticisi olarak, ortaya çıkan herhangi bir çatışmanın karar merkezi siz olacaksınız. 

Çatışmanın nasıl ele alınacağını siz belirleyeceksiniz. 

Amaç, çatışmanın olumlu şekilde sonuçlanmasını sağlamak ve bir öğrenme deneyimi kazanmak olmalıdır.

Kültürel farkındalık

Proje ekibinizdeki bireylerin farklı kültürel bakış açılarını ve inançlarını anlamak ve farkında olmak yanlış iletişim ve yanlış anlamaları azaltmaya yardımcı olacaktır.

Karar verme

Karar verme, bir sonuç elde etmek için çok önemli bir beceridir. 

Karar verme yeteneği zor durumlarda sorumluluk üstlenme ve sonuçlarını savunabilmeyi içerir. Karar verme, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi aşamaya ayrılabilir:

• Sorunu tanımlama

• Potansiyel çözümler üretmek

• Çözüm eylemlerinin planlanması

• Fikirleri eyleme geçirmek

• Çözüm değerlendirme planlaması

• Sonuçların ve süreçlerin değerlendirilmesi

Şeklinde sayabiliriz.

Kolaylaştırma

Kolaylaştırma teknikleri, bir araya getirilmiş bir gruba karar vermelerini veya çözüm bulmalarını sağlamak için kılavuzluk veya liderlik etme üzerine kullanılan becerilerdir. 

Liderlik

Sonuç elde etmek için adım atma ve başkalarına yol gösterme yeteneğidir. Liderlik yetenekleri tecrübe sahibi olmak, insanlarla ilişkiler kurmak ve inisiyatif almak yoluyla kazanılır.

Toplantı yönetimi

Toplantıların verimli ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi, projenin başlatılabilmesi, planlanabilmesi, yürütülebilmesi, başlatmada, planlamada, yürütmede, kontrolde ve hatta kapatılabilmesi için gerekli bilgileri toplarken faydalı olacaktır.

Müzakere

Müzakere, birden fazla kişi tarafından bir anlaşmaya veya karara varmak için kullanılan bir yaklaşımdır. 

Başarılı bir şekilde müzakere edebilmek, bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları ve çatışmaları nasıl çözeceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

İlişki Ağı Kurma

İş konuları hakkında bilgilerini genişletmek için insanlar arasındaki etkileşim oluşturma sürecidir. Kuruluş içinde, endüstride veya farklı profesyonel ortamlarda gerçekleştirilebilir.

Gözlemleme / Konuşma

Bir durumun veya sürecin nasıl ilerlediğine dair ilk elden bilgi edinmek için bireyleri günlük görevlerini yerine getirirken izlemeyi ve karşılıklı konuşmak suretiyle bilgi almayı ve vermeyi içeren tekniklerdir.

Hizmetkar Liderlik

Çevik ve diğer projelerde kullanılan, dinleyerek, koçluk yaparak ve ekip üyelerinin gelişmelerine izin veren bir ortam sağlayarak ekibin kendini tanımlamasını, kendini keşfetmesini ve öz farkındalığını teşvik eden bir liderlik türüdür. 

Hizmetkar liderler ekibin çalışmasını kolaylaştırır, çalışma engellerini kaldırır, paydaşları süreçler konusunda eğitir ve ekibin başarısını kutlar.

Takım Oluşturma

Güçlü bir ekip oluşturmak zor olabilir, ancak sürekli destek ve işbirliği içinde çalışarak bir ekibin sorunlarını çözmek, kişiler arası sorunları ortadan kaldırmak, bilgi paylaşmak ve proje hedeflerini birleşik bir güç olarak ele almak için birlikte çalışılmasını sağlayabilirsiniz. 

Takım oluşturma proje hedeflerine ulaşmada çok güçlü bir araçtır.

Projelerde Çatışmayı Yönetmek

136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 14

  • Üst yönetimin, müşterinin, departman yöneticilerinin, tedarikçilerin, kamu kuruluş yetkililerinin, sivil toplum kuruluş yetkililerinin, son kullanıcının da bir projede paydaş olabileceği unutulmamalıdır.
  • Proje yönetim planı hazırlanırken sadece ekip üyelerini paydaş olarak görmek yeterli değildir.
  • Paydaşların sayısının fazla olması iletişim hatalarını artırır.
  • Paydaş sayısı artıkça proje yöneticisi daha fazla iletişim ve koordinasyona önem vermelidir.
  • Bir proje yöneticisi zamanının %75-%90 ‘ını iletişim ve koordinasyon ile geçirir.