Plansız, programsız iş yapanlardan dolayı stres yaşadınız mı? Plansız, programsız yürüyen projelerde dolayı, sevdiklerinizden uzak kaldınız mı? Özel hayatınızdan feragat ettiniz mi?
Etiket: plan
139- Zaman Çizelgesi Yönetim Planının Hazırlanması
105 – Gerçekleşme Verilerini Toplamak
103- Planlı Yaşamak
102 – Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları
101 – Detaylı Planlama
84 – Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?
Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?
Verdiğim eğitimlerin en başında (daha tanışma esnasında) katılımcılar, projelerde planlamanın, insanlarla iletişimin ve proje takibinin öneminden özenle bahsederler.
Daha sonra örnekler yapmaya başlayınca, planlamanın “sözde” değil özde önemli olduğunu ve hatta bir proje yöneticisinin planlamaya, proje takibine önemli bir zaman ayırması gerektiğini gördüklerinde, belki de gözleri korktuğu için, “planlamaya bu kadar zaman ayıramayız” şeklinde bir yorum yaparlar.
Daha acımasız yorumlar da gelir; Mesela: “bu eğitim bizim ihtiyaçlarımıza karşılık gelmiyor. Bize, daha az planlama yaparak, projelerimizi yönetebileceğimiz bir yöntem gerekiyor.”
Veya bir başkası;
“bizim projeler çok farklı, bize özel bir planalama ve takip yöntemlerinin anlatıldığı bir eğitim gerekiyor.”
Veya bir başkası;
“Planlama önemli ama bizim bu kadar zamanımız yok.”
Veya bir başkası ve benim en çok sevdiğim;
“Bu eğitim çok teknik, bu yüzden bize uygun değil” – bu yorumu çok seviyorum çünkü teknik (elle tutulur, gözle görülür, ölçülebilir) şeyler anlatmaktan hoşlanıyorum ve bu yorum benim doğru işi yaptığımı bana tekrar tekrar hatırlatıyor ve “aman bu katılımcılar bu kadar teknik anlamazlar, daha basit anlatayım.” diye hiç bir zaman da kaygım olmuyor, olmayacaktır da. Bildiğimi, eğmeden, bükmeden anlatıyorum.
Psikoloji,sosyoloji bilimlerinin alt detaylarında yer alan liderlik, motivasyon, ekip yönetme gibi konuların uzmanı değilim ama tabiki bu konular üzerinde önemle durduğum zamanlar da oluyor. Fakat beşeri (insani) özellikleri ölçümlemenin zor olduğunu herkes bilir. Bu yüzden, ben eğitimlerimde katılımcılarıma elle tutulur sonuçlar vermeyi hedefliyorum. Benim verdiğim bir eğitimden sonra kimse şunu diyemez: “Hoca çok güzel anlattı ama bunları nasıl uygulayacağız, anlamadık.”
Dediğim gibi; benim eğitimime katılan bir kişi, bir projede kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik planlarının nasıl hazırlanması gerektiğini uygulayarak, öğrenir. İş yerinde uygular veya uygulamaz o başka ama know-how’dan daha önemli olan do-how’ı alarak eğitimden ayrılır.
Neyse, sonuç olarak, plan yapmadan proje yönetmek mümkün degildir. Begenseniz de, begenmeseniz de…
MS Project'i Daha Verimli Kullanmak
“Yaklaşan Dalga Planlama” Yöntemini Kullanın
Özellikle uzun vadeli projelerde, projenin gelecekteki tüm detaylarını bilemeyeceğimiz için plan seviyesini öngörebildiğimiz döneme kadar detaylandırılmalıdır. Belirli Kilometre Taşlarına ulaştıkça, projenin geri kalanı tekrar detaylandırılarak, ilerlenmelidir. Aksi halde, her kilometre taşına ulaşıldığında projenin ilerideki tüm detayları değiştirilmek zorunda kalınabilir. Bu da planlama için harcanan eforun ve zamanın gereksiz yere uamasına sebep olur.
İş Kırılım Yapısına Dikkat
Proje planını tüm paydaşların daha rahat anlayabilmesi için projeyi aşamalara bölmek ve bu aşamaların alt detaylarını oluşturarak, planı şekillendirmek çok doğru bir yöntemdir.
Böylece süre, maliyet ve sorumluluklar proje aşamaları detayında görülmüş olur.
Bağlantılara Dikkat
Proje planındaki tüm kilometre taşlarının ve aktivitelerin mutlaka en az 1 adet öncülü ve bir adet de ardılı olmak zorundadır. Bu proje yönetiminin bir kuralıdır.
Özet görevler ise kesinlikle bağlanmamalıdır.
MS Project’teki Kaynaklar, Sorumlular Değildir
Yine çok sık yapılan bir hata; MS Project’te bir aktiviteye kaynak ataması yapmak, fiilen çalışacak kişiyi atamak anlamına gelir. Sorumlu atamak için farklı yöntemler kullanmak gerekmektedir.
Temel Plan Eksikliği
Pek çok MS Project kullanıcısı Temel Plan (Baseline) özelliğini bilmez. Bu durumda planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı takip etmek mümün değildir.
Baseline – (Temel Plan) ve ayrıca Tracking Gantt (İzleme Gantt Öğesi) ifadelerini MS Project içinde araştırın.
Proje İlerlemesinin MS Project’e Yansıtılması
Proje içinde fiilen gerçekleştirilen tüm aktiviteler, MS Project üzerinde çok hızlı biçimde işlenmeli ve projenin ilerleyişi MS Project ile takip edilmelidir. Yapılan işlerin kayıtlarının geç girilmesi, projenin gidişatını geç öğrenmemize ve projenin kontrolümüzden çıkmasına sebep olacaktır.
Yönetim Planları – 4 (Son)
PMI’ın üzerinde özellikle durduğu diğer Yönetim Planları aşağıdaki gibidir.
Gereksinim Yönetim Planı: Müşteriden ihtiyaçları toplarken kullanılacak yöntemlerin neler olacağını, gereksinimleri toplamaktan, onaylamaktan, kontrol etmekten hem proje ekibi tarafında, hem de müşteri tarafında sorumlu olanların kimler olduğunu tanımlayan belgedir.
Gereksinimlerde değişiklik önerilerinin nasıl toplanacağı, nasıl kayıt edileceği, nasıl değerlendirileceği ve bunları yapmaktan kimlerin sorumlu ve yetkili olduğu bu belgede ifade edilir.
Değişiklik Yönetim Planı: Projede bir değişiklik isteği gelmesi veya bir değişikliğin gerçekleşmesi halinde Proje Yöneticisi ve çekirdek takımın hangi süreçleri geçeceğini anlatan belgedir.
Özellikle, kapsamla ilgili gelebilecek değişikliklerde Proje Yöneticisinin yetkilerini aşan bir takım kararları vermekle karşı karşıya kalırsa, bu kararların alınmasındaki adımları ve sorumlu ve yetkili kişi veya grupları (örneğin: Değişiklik Onay Komitesi) işaret eder.
Yapılandırma (Konfigürasyon ) Yönetim Planı: Bu yönetim planı daha çok proje sonunda ortaya çıkacak ürünün teknik anlamda bir takım değişiklikler önerilmesi halinde, bu değişikliklerin nasıl gerçekleştirileceğini anlatan belgedir.
Ürünle ilgili bir değişiklik talebi gelirse, bu durumda ürünün kalite kriterlerinden, ürünü oluşturan parçaların teknik resimlerine, işlevlerine hangi adımlardan geçerek değişitirlecek, yetkili ve sorumlular kimler olacak gibi sorulara cevap bulmak için hazırlanmış bir politika belgesidir.
Süreç İyileştirme Planı: Bu plan, aslında şirketin mevcut iş yapma prosedürlerini, talimatlarını da ilgilendiren bir belgedir.
Projenin yapılması esnasında, şirketin mevcut süreçlerinde bir aksaklık gözlemlenirse, bu aksaklığı gidermek için hangi adımlardan geçileceğinin anlatıldığı belge “Süreç İyileştirme Planı”’dır.
Süreç iyileştirme planı, kurum genelinde ve proje içinde kaliteyi artırıcı özelliklere sahiptir. Bu yüzden, proje ekibi,bir iş yaparken, kolaylık (iyileştirme) bulursa, bu kolaylığı, işi operasyonel yapan kişilerin kullanabileceği şekile dönüştürmesi gerekir. İşte bu iyileştirmelerin nasıl yapılacağı ve kimin bu değişiklik önerilerini inceleyip, kabul edeceği bu belgede yer alır.
Şubat 2011 Bulmaca – Entegrasyon Yönetimi (PMBOK TR)
Uzun bir aradan sonra Bulmaca köşesine yeni bir ekleme daha yapıyorum. Fakat bu sefer bulmaca sorularımızı tamamen Türkçe PMBOK referans alarak hazırladım.
Türkçe PMP Sınavı’nın başlamasıyla, sınava olan ilgide de önemli artışlar oldu. Ben de sınava hazırlanmak isteyenlere zevkli dakikalar geçirebilmeleri açısından bulmaca köşesine yeni eklemeler yapmak gerektiğini düşündüm.
Bu ay sadece sorularımız var, cevapları Mart ayında…
İyi eğlenceler.
Bulmaca için aşağıdaki linke tıklayın.
Entegrasyon Yönetimi
Entegrasyon Yönetimi – Cevaplar
——— 0 ———-
2010 Mayıs ayındaki İletişim Yönetimi’nin (İngilizce) cevap anahtarı: Communication Management (answe
Proje Planının İçindekiler
PMBOK’a göre bir projede ortaya çıkarılması gereken dokümanlar veya bir Proje Yönetim Planı’nı alt planları aşağıdaki gibidir.
- Proje yönetim yaklaşımının veya stratejisinin açıklaması
- Gereksinim dokümanı
- Gereksinim yönetim planı
- Kapsam bildirimi
- İş kırılım yapısı
- Maliyet tahminleri
- Zaman çizelgesi
- Ana kilometretaşları ve hedef tarihler
- Kilit veya gerekli personel
- Politikalar:
- Kapsam yönetim planı
- Zaman çizelgesi yönetim planı
- Maliyet yönetim planı
- Kalite yönetim planı
- Personel yönetim planı
- İletişim yönetim planı
- Risk yönetim planı
- Tedarik yönetim planı
- Yap veya satın al kararları
- Risk yanıtları
- Tedarikçi değerlendirme kriterleri
- Kısıtlar ve varsayımlar
- Teknik dokümanlar
- Değişiklik yönetim planı
- Konfigürasyon yönetim planı
Gerçekleşme Verilerini Toplamak
Proje Yöneticisi’nin projeyi planlamanın yanısıra, projeyi yürütme ve takip gibi sorumlulukları da vardır.
Proje ekip üyelerinden gelen verileri, planına işleyecek, herhangi bir fark varsa, planları tekrar revize edip, bu yeni bilgiyi gerekli kişilerle paylaşacaktır.
Bu durumda Proje Yöneticisine, takım üyelerinden gelecek bilginin düzeni, sürekliliği, doğruluğu, güvenilirliği çok büyük önem kazanmaktadır.
Bir Cuma akşamı, Proje Yöneticisimize 5 farklı ekip üyesinden şu şekilde veriler gelmiş olsun:
Takım Üyesi 1 – “Ben işimin %20sini bitirdim” diyen bir e-mail göndermiştir.
Takım Üyesi 2 – Proje yöneticisine telefon açmış ve özetle “Ben, bu hafta 12 saat çalıştım” gibi bir bilgi vermiştir.
Takım Üyesi 3 – Proje yöneticisiyle öğle yemeği esnasında karşı karşıya oturmuşlar ve “Abi, herşey yolunda, merak etme” gibi bir bilgi vermiştir.
Takım Üyesi 4 – Bir form doldurmuş, hangi işte ne kadar efor harcadığını, daha ne kadar çalışması gerektiğini bildirmiştir.
Takım Üyesi 5 – Proje yöneticisini bu hafta ne aramış, ne de sormuştur. Yapması gereken işlerle ilgili hiç bir bilgi de vermemiştir.
Böyle bir ortamda ne kadar iyi plan yaparsak, yapalım, proje takibi mümkün olmadığı için ve özellikle gelen verilerin ortak bir biçimi olmamasından dolayı proje kontrol dışına çıkacak ve başarısızlığa doğru gidecektir.
(Resim ne alaka diyeceksiniz. “DEĞİŞİK” oldu)
MS Project’te Filtreleme
MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.
Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.
MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.
Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.
Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.
Aşağıdaki menüyü takip edin.
Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.
Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.
Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.
Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?
Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.
Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.
Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.
Projeler İlerledikçe Gelişir…
PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.
Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)
Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.
Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.
Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.
Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.
Project Management - MS Project - PMP Exam Tips 