Etiket: Proje Yönetim Ofisi

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 8

    • Proje Yönetim Ofisleri (PYO) arşiv merkezidir.
    • PYO’lar, metotların bekçisidir.
    • PYO’lar, kurum içinde projelerin görünürlülüğünü sağlarlar
    • PYO’lar, projeler arasındaki iletişim merkezidir.
    • PMI tarafından tanımlanan 3 tip PYO vardır.
  • Kurum içi standartların, şablonların, araç ve tekniklerin geliştirilmesinden ve yaygınlaştırılmasından sorumludurlar.

Proje Dokümantasyonu Eğitimi

Yepyeni bir eğitim programını daha portföyümüze dahil ettik. Eylül ayına (yeni döneme) daha hızlı bir giriş yapmak için tamamen ihtiyaçlara yönelik eğitim programlarımızı bir bir duyuruyoruz.

Bu çerçevede yeni dönemde “Proje Dokümantasyonu” adlı yeni bir eğitime başlıyoruz.

Bu eğitimin amacı, kurumda Proje Yönetimi sürecinde kullanılan veya kullanılması gereken-önerilen dokümantasyon hakkında örneklerle birlikte derinlemesine bilgi aktarımıdır. Profesyonel anlamda kullanılan doküman şablonları üzerinden kurumsal hafızanın ve ortak bir dilin oluşturulması hedeflenmektedir.

Eğitimin Süresi: 2 gün

Eğitim Konu Başlıkları;

  • Proje öncesi ve başlangıç aşaması dokümanlarının hazırlanması
    • Proje talep formunun hazırlanması
    • Proje Seçim ve Önceliklendirme Tablosunun hazırlanması
    • Gereksinim analizi dokümanının hazırlanması
    • Paydaş Analizi dokümanının hazırlanması
    • Proje Başlatma Belgesinin hazırlanması
  • Proje Kapsam Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Proje Kapsam Dokümanının hazırlanması
  • Proje Zaman Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Zaman Çizelgesi(Gantt Grafiği) Hazırlama
  • Proje Maliyet Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Bütçe dokümanının
      •  Aktivite Bazlı
      • Kaynak Bazlı
    • Nakit Akışı dokümanının hazırlanması
  • Proje Kalite Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Kalite Planı
    • Kalite Kontrol – Pareto Grafiği
  • Proje İletişim Planı dokümanının hazırlanması
  • Proje İnsan Kaynakları Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • RACI dokümanının hazırlanması
    • Rol ve Sorumluluklar dokümanının hazırlanması
    • Proje Organizayon Şemasının Hazırlanması
  • Proje Tedarik Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Malzeme tedarik dokümanının hazırlanması
    • Dış Kaynak Tedarik dokümanının hazırlanması
  • Proje Risk Yönetimi dokümalarının hazırlanması
    • Risk Kontrol Listesi
    • Risk Kayıtları
    • Risk Olasılık-Etki analizi(Nitel Analiz)
    • Risk analizi (Nicel analiz)
    • Risk Etki Skalası
    • Risk Yanıtlama Formu
  • Proje Kontrol dokümanlarının hazırlanması
    • Proje Ekibi Durum Raporlama
    • Proje Durum Raporu
    • Yönetim Durum Raporu
    • Problem Takip
    • Toplantı notu
    • Değişiklik Talep Formu ve Değişiklik Kaydı
    • Alınan Dersler
    • Proje Kapanış Raporu

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Ofisleri Üzerine Araştırma Sonuçları

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Yönetimi Ofisleri hakkında yapılan bir araştırma raporunu Savaş Şakar benimle paylaştı.

Ben de Proje Yönetimi eğitimlerinin faydalarını gösteren  ve Proje Ofisi kurma aşamasında olan firmaların hızlıca inceleyebilmesi için en önemli bölümleri sunum haline getirdim.

Raporun orjinali ikinci sayfadaki linkte mevcuttur.

Project Management Trainings Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir
Project Management Office Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Tutkulu PY’den Mektup – 3

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

  • Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
  • Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
  • MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
  • Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu