Arşiv

Posts Tagged ‘Project Server’

Trello Nedir?

Proje Yönetimi Podcast – 11- Microsoft Project

Bu bölümde Adem Çamurcu ile Microsoft Project, Project Server ve Microsoft’un yeni proje yönetimi araçları üzerine sohbet ettik.

İyi dinlemeler.

Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir

MS Project Server 2010'u Tanıyalım

Proje Yönetimini Bilmeyen MS Project Anlatmasın Lütfen

Dün (adı bende kalsın) bir şirkete MS Project Server’ı eğitimi için gittim. Eğitim sabahı eğitimi organize eden arkadaşlarımızdan önce şirketle ilgili kısa bir bilgi aldım.  Daha sonra şirketlerindeki MS Project ile ilgili daha önce aldıkları eğitimlerden bahsettiler; Microsoft’un Sertifikalı eğitim firmalarından bir tanesi MS Project’i anlatmak üzere bir eğitmen göndermiş fakat eğitimden hiç memnun kalınmadığı için yarıda kesilmiş, bir başka eğitmenle tekrar denenmiş, ne yazık bu da memnuniyetsizlikten dolayı yarıda kesilmiş. Gelen eğitmen hem Proje Yönetimi hem de yazılımla ilgili yeterli bilgiye sahip değilmiş.

Yarıda kesilen eğitimlerden aldıkları bilgilerle bir proje planı yapmış, arkadaşlarımız fakat hiç eğitim almasalar da (bir iki saatlik karıştırmayla) zaten o planı yaparlardı.

Dün hem yaptıkları planları gözden geçirip, düzeltmeler yaptık, hem MS Project Server’ın etkinleştirilmesi için gerekli yöntemleri konuştuk hem de yazılımların teknik detaylarını inceledik.

Sözün özü, MS Project Lisansı satmakla iş bitmiyor, (buradan ilgililere sesleniyorum :)), Proje Yönetimi kurallarını bilmeyenler MS Project’i yanlış anlatıyor ve bir çok firmayı da Microsoft Project’ten soğutuyor. Bu yüzden, Türkiye’de bir çok büyük firma farklı yazılımları satın aldı ve kullanıyor. MS Project de yanlış politikalardan dolayı pazar payını kaybediyor.

Anlayana…

MS Project 2010 Eğitimlerimiz

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Aralık ayından itibaren MS Project/Server 2010 eğitimlerimiz başlamıştır. Açık kurs veya kuruma özel olarak 3’er günlük eğitimler, proje yöneticilerine yöneliktir.

Bunun yanısıra, Project Server 2010 eğitimlerimizde Aralık 2010’dan itibaren kurumlara özel olarak gerçekleştirilecektir. Bu eğitim 3 alt başlıkta sunulmaktadır.

Project Server 2010 Kurulum eğitimi 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem

Project Server 2010 Sistem Yönetimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem, Proje Ofisi

Project Server 2010 Kullanıcı Eğitimi – 0,5 gün – Katılımcı Profili: Proje Takım Üyeleri

Detaylı bilgi için: 0216 – 456 60 50 ile irtibata geçebilirsiniz.

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Öğrenilen Dersleri Nasıl Saklıyorsunuz? – Proje Yönetimi 2.0

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

  • Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
  • Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
  • Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
  • Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
  • Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
  • Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
  • Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Keramet ne Kavukda, ne Yazılımda…

imgres-1Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış “keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990’larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar söz konusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

MS Project 2010 Geliyor

Önümüzdeki yılın ilk yarısında MS Project 2010’nun çıkarılacağı duyuruldu.

 

 

We’re announcing that Microsoft will begin releasing new versions of Office-related products this year. Exchange 2010 will be the first product in this lineup, entering beta for customers to download today. Exchange 2010 will become available in the second half of 2009. Office 2010 — including Office Web applications, SharePoint Server 2010, Visio 2010 and Project 2010 — will enter a technical preview in the third quarter of 2009 and will release to manufacturing in the first half of 2010.

 

Kategoriler:MS Project Etiketler:,

Proje Portföy Yazılımı Seçerken… – 1

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satın alırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve belgelemelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satın aldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Proje Ofisi Tipleri

İki tip proje ofisi vardır. – size ait olanlar ve size ait olmayanlar.

Söylemek istediğim aslında şu; Bir şirkette etkin olarak çalışan Proje Ofisi yapısı bir başka şirkete birebir otrutulması mümkün değildir. Mutlaka bir takım değişiklikler yapmak gerekcektir.

 

Bu yüzden, Proje Ofislerini tarifleyen tek bir şablon yoktur. Kullanım biçimlerine göre Proje Ofisleri’nin aşağıdaki vasıflara sahip olduğu görülmektedir.

 

·     Arşivleyici PO

·     Destekleyici PO

·     Kontrol Edici PO

·     Yönlendirici PO

·     Yardımcı PO

·     Sanal PO

·     İdareci PO

·     Stratejist PO

·     Proje Bazlı PO

·     Özel Amaçlı PO

·     Yatırım Planlayan PO

·     Kaynak Takip Eden PO

·     Sözleşme Takip Eden PO

·     Lokal PO

·     Global PO

 

Yukarıdaki özelliklere sahip Proje Ofisleri arasında mutlaka benzer faaliyetleri yerine getirenler mevcut fakat yine de aralarında kullnaım alanlarına göre değişiklikler vardır..

 

Bu tanımlardan yola çıkarak iki önemli sonuca ulaşabilir miyiz?

1.  “Doğru” veya “Mükemmel” Proje Ofisi yoktur, sadece kuruma özel Proje Ofisi vardır. Bu yüzden, Proje Ofisi size özeldir, bir başka kurumun Proje Ofisiyle benzer faaliyetler gösterebilir fakat birebir aynısı olamaz.

2.  Proje Ofisleri kurum içindeki projeleri sayısına, büyüklüklerine, önem derecelerine göre yapılandırılır veya zamanla yapıları değiştirilir. Doğal olarak, şirketin büyümesiyle veya proje yönetimi açısından gelişmesiyle Proje Ofislerine yüklenecek sorumluluklar da artacaktır, böylece Proje Ofisleri zaman içinde yukarıda saydığımız özellikleri daha da kapsayacak hale gelecektir.

 

Proje Ofisi olanlara bir soru “Sizin Proje Ofisleriniz yukarıdaki özelliklerden hangilerine sahip?”

 

Proje Ofisi olmayanlara bir soru “Proje Ofisi kurmak isteseniz yukarıdakilerden hangi özellikleri Proje Ofisinizde görmek istersiniz?”

Project Server 2007 Ekranları

Project Server ile İletişimi Kolaylaştırmak

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.