Kitap Dinlemek İster misiniz?

Kitap okumanın ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliriz fakat pek kitap okuyan bir millet değiliz, açıkçası. Bazen zamansızlıktan, bazen kitap fiyatlarından dem vurarak, kitap okumaya mazeretler buluruz.

Benim son zamanlarda kullandığım bir yazılım mevcut. Word veya Pdf formatındaki dokümanları kopyalıyorsunuz ve bu yazılım size sesli olarak okuyor. İngilizce içn bu özellik Adobe Acrobat’ın içinde var olan bir özellik, aslında fakat Türkçe’de bu “DosyaOkur” adlı program ile mümkün. Hatta isterseniz, yazıları MP3 veya Wav formatında çevirebilir daha sonra bir MP3 Player ile yolda giderken, akşam dinlenirken veya herhangi boş zamanınızda dinleyebilirsiniz.

Ben, bu programı uzun uzun yazılmış ödevleri okumakta da pardon dinlemekte de kullanır oldum. Böylece bilgisayara bakıp, gözlerimin zorlanmasını da engellemiş oluyorum.

Bu programı www.gvz.com.tr adresinden sipariş vermek mümkün. Programı satın aldıktan sonra bir CD gelecek ve kurulumu yaptıktan sonra programı kullanabilir hale geleceksiniz.

Bilgisayar ortamında çok fazla yazı okumak zorunda kalanlara kesinlikle tavsiye ederim.

MS Project’te Filtreleme

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

Öğrenilen Dersleri Nasıl Saklıyorsunuz? – Proje Yönetimi 2.0

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

“Proje AÇILIMI” İstiyorum

Her şey açılıyor; İyi, güzel, ama hiç “projeleri de açalım” diyen yok.

Ben de demokratik hakkımı kullanmak istiyorum ve devletimden “Proje Açılımı” bekliyorum. “Proje Açılımı” ile ne demek istiyorum? İsteğim aslında oldukça basit; Kamuda yapılan projelerin planlarının bir web platformu üzerinde yayınlanmasını ve gerçekleşmelerinin de aynı platform üzerinden halka açık hale getirilmesini istiyorum.

Madem, şeffaf, demokratik, hesap verilebilir bir kamu düzeni istiyoruz, bu durumda tüm KİT’lerde ve belediyelerde yapılan projeleri de takip edilebilir olması gerekir diye düşünüyorum. Çünkü o projelerin çoğu bizim vergilerimizle veya kamu adına alınan borçlarla yapılıyor. Bu durumda bizlerin de bu projeleri takip ve kontrol etme hakkı olması gerekir.

msproject@yahogroups.com üzerinden her 10 günde bir Türkiye’deki proje haberlerini yayınlıyorum. Takip edenler, bilir, projelere verilen önem ülkemizde her ay artıyor. Projelerin başlamasına verilen önemin, planlama, uygulama ve vatandaşlar tarafından da kontrol edilebilir olmasına, Kamu Kuruluşlarımızın daha fazla önem vermesi gerektiğini, bir vatandaş olarak, düşünmekteyim.

Hatta bu sayede ülkemizdeki kazanım aslında kat ve kat artacaktır. Çünkü başarılı proje örnekleri Kamu Kuruluşlarımız, Belediyelerimiz arasında paylaşılacak, bir projede yapılan hataların, bir başka projede tekrar etme riski azaltılacaktır. Proje planlarını gittikçe gelişecek ve şablon planlar oluşacak ve zamanla bunlar da gelişecektir. Kaynak israfları azalacak, işini iyi yapan Tedarikçiler, diğer Kamu Kuruluşları tarafından da öncelikli tercih edilecektir.

Belki yakın zamanda ütopik gibi gözükebilir fakat bu hep rahatsız olduğumuz; Asfalt dökme sonra bir diğer kurumun asfaltı kırması, sonra yine asflatlama, sonra yine kırma gibi israf yaratan uygulamalar da ortadan kalkacaktır. Yeter ki, Kamu Kuruluşlarımızın hepsi Proje Yönetimine önem versin.  Biraz planlama ile daha verimli bir kamu düzeni oluşturulabilir.

Kritik Yol Analizi

Ekim 2009 Bulmacası – Genel Çerçeve

İşte Ekim ayı bulmacası….

PMBOK 2008, 1. ve 2. Chapter’larını açın ve çözmeye başlayın. Kolay gelsin, iyi eğlenceler. 🙂

Framework

Geçen haftanın Entegrasyon Yönetimi bulmacasnıın cevapları da burada… Integration Management (answer

İşte Project 2010

Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.

Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.

Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.

Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.

Timeline özelliği Project 2010’a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.

Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek.

 

Projeler İlerledikçe Gelişir…

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.