Month: October 2012

Fonksiyonel Organizasyondan Matris Organizasyona Doğru

Organizasyon yapıları hakında detaylı bilgileri aşağıdaki yazılarımda detaylı olarak paylaşmıştım.

Peki, son 4 -5 seneyi gözlemlediğinizde şirketlerin Fonksiyonel yapıdan,  Matris yapılara doğru geçme eğiliminde olduğunu gözlemliyor musunuz? diye bir şey sorsam…

Aynı soruyu şu şekilde de sorabilirim: Şirketinizdeki son 5 seneyi düşününüz… Projelerinizin sayıları artıyor mu, azalıyor mu?

Eğer cevabınız “artıyor” şeklindeyse, matris yapıların  daha fazla ihtiyaç haline geldiğini de gözlemliyorsunuzdur.

Fonksiyonel organizasyon, aslında, yönetimi en kolay olan organizasyon tipidir. Fonksiyonlar (departmanlar) çok net ayrılmış, görev tanımları net ve belirgin, sorumluluklar ise çok açıktır. Matris organizasyonlarda ise öncelikler karışmaya başlar, sorumluluklar ve yetkilerde kamaşıklıklar ortaya çıkar fakat projelerin sayıca artmasından dolayı veya projelerin ciroya olumlu etkilerinin beklenmesinden dolayı matris yapılara geçiş kaçınılmaz olarak gerçekleşir. Mesele, bu geçişi  kontrol altında, başarıyla tamamlayabilmektir.

  • Fonksiyonel yapılardan, matris yapılara geçişte şunlar yaşanabilir:
  • Fonksiyon Yöneticileri arasında çatışmalar ve büyük tartışmalar, (Yetki-Sorumluluk karmaşası)
  • Projeler sahipsiz kalması ve projeyi kimsenin üstlenmemesi,
  • Projeyi 1-2 kişinin üstüne yıkmak suretiyle, kimsenin gerekli desteği vermememsi,
  • Fonksiyonların işlerini içeren bir planın hazırlan(a)maması,
  • Bireysel çabalar ile projenin ilerletilmeye çalışılması,
  • Çabaların yeterince takdir görmemesi ve motivasyon bozuklukları,
  • Projenin teknik bilgi birikiminin bazı kişilerde toplanması ve o proje için kişilere bağımlılık oluşması,
  • Dokümantasyona zaman ayırmamak ve dokümante etmeyi gereksiz görmek, vb…

Matris yapılara geçiş, iyi yönetilmesi gereken bir süreçtir çünkü bu süreçte yetkilerin paylaşılması gerekecektir, proje yönetiminin önemi herkes tarafından anlaşılması sağlanacaktır, proje yönetmenin, uzmanlık gerektirdiğini herkesin kabullenmesi gerekecektir ve bu süreç şirketin büyüklüğüne göre uzun bir süre olabilir.

http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/02/02/pmia-gore-fonksiyonel-organizasyon/

http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/02/03/pmia-gore-matris-organizasyonlar/

http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/01/30/pmia-gore-proje-bazli-organizasyon/

 

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi – PMBOK

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi, İzleme ve Kontrol sürecinin bir alt sürecidir.

Bu alt süreç Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanına aittir.

Tüm teslimatlara, şirketin süreç yapılarına, proje belgelerine ve planlara dair tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve yönetilmesini içerir.

Değişikliklerin bütünleşik olarak yönetilmesindeki amaçlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Sadece onaylanan değişikliklerin uygulanmasını sağlamak.

•Değişiklik taleplerini hızla gözden geçirmek, analiz etmek ve onaylamak. Bu çok önemlidir, çünkü kararın yavaş alınması bir değişikliğin süresini, maliyetini ya da uygulanabilirliğini olumsuz yönde etkileyebilir.

• Sadece onaylanan değişikliklerin proje yönetimi planına ve proje belgelerine dahil edilmesini sağlayarak, temel çizgilerin bütünlüğünü korumak.

• Tavsiye edilen tüm düzeltici ve önleyici eylemleri gözden geçirmek, onaylamak ya da reddetmek.

• Projenin tamamındaki değişiklikleri koordine etmek (örneğin, bir zaman çizelgesi değişikliği önerisi, çoğu zaman maliyeti, riski, kaliteyi veya personel alımını etkiler);

• Değişiklik taleplerinin tüm etkilerini belgelemek.

Değişiklikler tüm paydaşlardan gelebilir. Bunlar sözlü olsa da daima yazılı olarak kayıtlara geçirilmelidir.

Proje yöneticisinin değişikliklere onay verme yetkisi olmadığı durumlarda bu süreçten sorumlu olan Değişiklik Kontrol Kurulu’dur.

PMP Sınavı için bu bölümle ilgili bilinmesi gereken detay şudur: Bu sürecin amacı, proje içindeki herhangi bir bilgi alanında oluşan değişikliğin, bir diğer bilgi alanında olan etkisini değerlendirmek ve buna göre planı güncellemektir.

Örneğin: Eğer projenin kapsamında bir genişleme olursa, bu durum projenin zamanını veya maliyetlini etkileyebilir. İşte bu süreç ile bütün proje bütünleşik olarak ele alınır ve sekiz bilgi alanından herhangi birisindeki değişikliğin diğer bilgi alanlarına olan etkisi değerlendirilir.

Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK

Proje Yönetimi Planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.

Sürekli olarak yürütülecek bir izleme süreci, proje yönetim ekibinin projenin sağlığı konusunda fikir sahibi olmasını ve özel dikkat gerektirebilecek alanları saptayabilmesini sağlar.

Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecine şunlar dahildir:

• Gerçekleşen proje performansını proje yönetimi planıyla karşılaştırmak;

• Performansı değerlendirerek herhangi bir düzeltici ya da önleyici eylemin gerekli olup, olmadığını belirlemek

• Yeni riskleri saptayarak ve mevcut proje risklerini analiz ederek, bunların durumlarının raporlanmasını ve risk yanıt planlarından uygun olanların yürütülmesini sağlamak;

• Durum raporlamalarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri destekleyecek bilgiler sağlamak;

• Eldeki maliyet ve zaman çizelgesi bilgilerini güncellemeye yönelik tahminler sağlamak;

• Onaylanan değişikliklerin uygulanışını izlemek.

PMP Sınavı için bilinmesi gereken detay şudur: Bu alt süreçte, her bir bilgi alanındaki sapmanın ne kadar olduğu kendi içinde değerlendirilir. Örneğin; Kapsam kontrolü ile kapsam kayması, zaman çizelgesi kontrolü ile zamandaki sapmalar veya maliyet kontrolü ile bütçe sapması bu sürecin altında değerlendirmeye tabi tutulur.

Proje Yönetimi ve Ortak Dil

Bundan üç veya dört yıl öncesine kadar proje yönetiminin sadece proje bazlı çalışan departmanların sorumluluğunda olduğu düşünülmekteydi. Özellikle içinde bilgi teknolojileri ile ilgili işler olan projelerde iç müşteri durumundaki iş birimleri sadece Bilgi İşlem Departmanından talepte bulunur, projenin önceliklendirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve takibi konusunda hiçbir söz hakkına sahip olmazlardı.Bu yüzden, iş birimlerinin proje planlamasına, takip etmesine gerek olmadığı düşünülerek, bu birimlerde çalışan kişilerin Proje Yönetimi eğitimlerine de katılmalarına gerek duyulmazdı. Hatta, bazen bir birim yöneticisi tarafından eğitime gönderilen iş birimi temsilcileri “biz proje yönetmiyoruz ki, niye bu eğitimi almak zorunda kalıyoruz” şeklinde açıkça tepki de göstermekteydi.

Geçen zaman içinde Proje Yönetiminin herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda işe yaradığı anlaşıldı. İş birimleri ve üst yönetimin desteği olmadan ve hatta doğru yerde doğru desteği sunmadıkları sürece projelerin başarılı olamayacağı daha net görüldü.

İçinde bulunduğumuz 2012 ve geçtiğimiz 2011 yılı içinde başta Bankacılık sektörü olmak üzere Telekomünikasyon sektöründe yer alan firmaların iş birimlerinden Proje Yönetimi eğitimlerine katılımların artığını söylemekten memnuniyet duyuyorum. Hatta, bu birimlerden katılan pek çok kişi kesinlikle çok bilinçli olarak eğitimlere geliyor. Yani, projelerin bir ekip çalışması ile başarıya ulaşacağına, ortak dili konuşmanın önemine inanan kişiler… Daha da önemlisi bu katılımcılarımız da PMP sertifikası konusunda bilgi sahibi ve sınava girme motivasyonuna sahip kişiler oluyor.

Eksiklik nerede? Şu an eğitimlerimize katılanlar genellikle projeler daha iyi yönetilsin diye bilfiil projede çalışanlar ve iş birimi temsilcilerinden oluşuyor fakat bir projenin başarıya ulaşabilmesi için Üst Yönetimin de desteği de çok önem arz ediyor. Şirketlerin üst yönetim kadrolarının bir projede, proje yöneticisine ne zaman finansal ve politik destek sağlamaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olması projenin başarısı açısından çok önemlidir.

Eğer proje yöneticileri, üst yönetimin desteğini alamıyorlarsa projenin başarı şansı yok gibidir. Bir şirketteki bütün projeler, şirketin stratejik kararlarına göre ortaya çıkar; Stratejiyi belirleyen de üst yönetim olduğuna göre aslında projeler üst yönetimin etkisiyle hayata geçer. Bu durumda, projelerin yönetilmesi için akla ve mantığa uygun kuralların (kabul görmüş metotların) uygulanmasını üst yönetim de desteklemelidir.

Sözün özü; Bir projenin başarısı üst yönetimden, son takım üyesine kadar herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda daha fazla garanti altına alınır. Şirketlerimizin üst yönetimlerini de Proje Yönetimi eğitimlerimize bekliyoruz.

Sözleşme Tipleri

PMBOK’a göre Sözleşme Tipleri ve Özellikleri aşağıda yer almaktadır.

Sözleşme Şartlar
Sabit Fiyatlı Sözleşme 1,000,000 TL
Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşme 1,000,000 TL + Erken bitirilen her ay için 10.000 TL teşvik
Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı Sözleşmeler 1,000,000TL, fakat projenin süresine göre enflasyon oranında değişime açık.

 

Süre ve Malzeme Sözleşmeleri
• İşçilik için 100 TL/saat + giderler veya malzeme maliyeti
Maliyet Bazlı Sözleşme Sadece maliyet ödenir. Kar yoktur.
Maliyet Artı Sabit Fiyat Maliyeti alıcı öder ayrıca satıcıya sabit bir kar öder.
Maliyet Artı Teşvik Ücretli Sözleşmeler Alıcı ve satıcı arasında anlaşılan maliyetten daha düşük bir maliyetin çıkması halinde aradaki fark paylaşılır.
Maliyet Artı Maliyet Yüzdesi Sözleşmeler Maliyeti alıcı karşılar ve çıkan maliyetin %’si kadar satıcıya kar öder.