İletişim

Bir projenin başarısızlığının arkasında %60-%70 iletişim hataları yatmaktadır. Bu yüzden PMBOK’ta iletişim konu başlığına ayrı bir önem verilir. Fakat özetle PMBOK5, sayfa 515’te, İletişim için aşağıdaki ifadeleri görebilirsiniz.

“İletişim projenin başarısı ya da başarısıziiğı için en önemli nedenlerden biri olarak gösterilir. Proje ekibi içerisinde ve proje yöneticisi, ekip üyeleri ve ekip dışındaki tüm paydaşlar arasında etkili iletişim çok önemlidir. iletişimde açıklık ilkesi ekip çalışması ve yüksek performansın yolunu açar. Proje ekibi üyeleri arasındaki ilişkileri iyileştirirve karşılıklı güven duygusu oluşturur.

Etkili bir biçimde iletişim kurmak için proje yöneticisi diğer tarafların iletişim tarzları, kültürel nüanslari normlar, ilişkiler, kişilikler ve durumun genel kapsamı hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Bu faktörlerin farkında olmak karşılıklı anlayışı beraberinde getirir ve böylece etkili bir iletişim sağlar. Proje yöneticileri farklı iletişim kanallarını ayırt edebilmeli, hangi bilgileri vermeleri gerektiğini, hangi bilgileri almaları gerektiğini ve farklı proje paydaşlarıyla hangi kişilerarası iletişim becerilerinin onlara etkili iletişimde yardımcı olacağını idrak etmelidir (belirlemelidir). Ekip üyelerinin iletişim tarzlarını (örneğin emir verici, işbirliğine açık, mantığa dayalı, keşfe dayalı, vs.) belirlemek için ekip kurma aktivitelerinin yürütülmesi, yöneticilerin ilişkiler ve kültürel farklılıklara uygun iletişim tarzı geliştirmelerini sağlar.

Dinleme, iletişimin önemli bir parçasıdır. Hem aktif hem de pasif dinleme teknikleri; bu teknikleri kullananlara, sorunlu alanları anlama, uzlaşma ve çatışma yönetimi stratejileri oluşturma, karar alma ve sorun çözümünde yardımcı olur. “

Motivasyon

Bir proje yöneticisinin ekibini motive edebilmesi, başarı önemli bir ihtiyaçtır. Baakınız, PMBOK5, 514. sayfada PMBOK’ta neler yazıyor?

“Proje ekipleri, farklı geçmiş, beklenti ve amaçlara sahip ekip üyelerinden meydana gelir. Projenin genel başarısı proje ekibinin projeye olan bağlılıklarına bağlıdır bu da doğrudan ekip üyelerinin motivasyonuyla ilişkilidir.

Proje ortamında motivasyon, proje amaçlarına uygun bir proje ortamı oluştururken çalışanların en çok değer verdikleri konularda maksimum tatmin olmalarını sağlar. Çalışanların değer verdikleri konular arasında iştatmini, yapılan işin insanı yeterli derecede zorlaması, bir işi başarma duygusu, başarı ve büyüme, yeterli ücret) ve çalışanların gerekli ve önemli olduğuna inandıkları diğer ödül ve takdir biçimleri vardır. “

Ekip Kurma

Ekip Kurma, bir proje yöneticisinin dikkat etmesi gereken önemli bir konu başlığıdır. Herhangi bir yorum yapmadan PMBOK5, 514. sayfada yazanlara bakalım.

“Ekip kurma ortak bir amacı paylaşan bir grup bireye, birbirleriyle, liderle, ekip dışı paydaşlarla ve organizasyonla çalışmasında yardımcı olmaktır. Etkili liderlik ve ekip kurma sonucunda ise başarılı ekip çalışması ortaya çıkar.

Ekip kurma aktiviteleri görev (amaçların belirlenmesi, roller, sorumluluklar ve prosedürlerintanımlanması ve müzakere edilmesi ) ve süreçlerden ( kişilerarası davranış ve özellikle iletişim, çatışma yönetimi , motivasyon ve liderlik) meydana gelir. Ekip ortamını geliştirmek ise proje ekibinin sorunlarını çözüme ulaştırmak ve bu konuların suçu bireylere yüklemeden tartışılmasını sağlamaktır. Ekip kurma; üst yönetimin desteğinin alınması, ekip üyelerinin eki be bağlılığının teşvik edilmesi, uygun ödül, takdir ve etik kurallarının sunulması, ekip kimliğinin oluşturulması, çatışmaların etkili bir biçimde çözülmesi, güven duygusunun artırılması, ekip üyeleri arasında açık bir iletişim kurulması ve liderlik yapılmasını içerir.

Ekip kurma, esasen projenin başlangıç aşamasında gerekli olsa da, devam eden bir süreçtir. Proje ortamında değişiklikler kaçınılmazdır. Bu değişiklikleri etkili bir biçimde yönetebilmek için, ekip kurma çalışması, devam eden ve sürekli yenilenen bir çalışma olmalıdır . Ekip kurma çalışmalarının sonucunda karşılıklı güven duygusu, yüksek kalitede bilgi alışverişi, daha başarılı bir karar alma mekanizması ve etkili proje yönetimi elde edilir.”

Liderlik

Kişiler arası ilişki becerileri başlığı altında yer alan konulardan bir tanesi “Liderlik”‘tir. Liderlik hakkında aşağıdaki tanım PMBOK 5, 513. sayfada yer almaktadır.

“Liderlik, bir grup insanın çabalarını ortak bir hedefe odaklamak ve bir ekip halinde çalışmalarını sağlamaktır. Genel anlamda liderlik başkalarının aracılığıyla bir işin yapılmasını sağlamaktır. Korku ve boyun eğme yerine saygı ve güven etkili liderliğin kilit unsurlarıdır. Etkili liderlik, tüm proje fazlarında önemli olsa da, bir projenin başlangıç fazlarında kritik öneme sahiptir, çünkü başlangıç fazi arı, vizyonun iletilmesi , ve proje katılımcılarının yüksek performans elde edebilmesi için motive edilmesi ve onlara ilham verilmesi üzerinde odaklanır. 

Proje boyunca proje ekip iiderleri, vizyon, strateji ve iletişim kurma ve bunları sürdürme; güven duygusu oluşturma ve ekip kurma; etkileme, danışmanlık yapma ve izleme; ve ekip ve projenin performansını değerlendirme çalışmalarından sorumludur. “

Yukarıda ifade edilen ve bundan sonraki bir kaç yazı başlığımın konusu olacak Kişiler arası ilişki becerileri, PMP sınavı için de önemlidir.

Kendi PMBOK’ınızı Kendiniz Yazın

Eğitimlerde hep şunu ifade ederim; “Burada anlatacaklarım bir metot içinde olması gereken en önemli başlıklardır. Bu eğitimden sonra lütfen şirketinizde veya departmanınızda kendinize özel bir metot geliştiriniz.”

Son zamanlarda, bunun daha kolay yapılabilmesi için PMBOK’ın özetini çıkarma ödevi veriyorum.

Yani;

Siz kurumunuza veya departmanınıza bir Proje Yönetimi Metodu kazandırmak istiyorsanız, açın PMBOK’ı ve kendi şirketinizin ihtiyaçlarına göre PMBOK’ı özetleyin ve hatta kişiselleştirin.

PMBOK’ın ilk iki bölümü kavramlardır. Bu bölümlerden yararlanarak, kurumunuz içinde Proje Yönetimi adına bir ortak dil oluşturun.

Üçüncü bölüm süreçleri anlatır. Siz de kendi süreçlerinizi düşünerek, bu bölümde özet bir süreç haritası ortaya koyabilirsiniz.

Dördüncü bölümden, onüçüncü bölüme kadar ise bilgi alanlarıdır. Dördüncü bölümü (Entegrasyon Yönetimini) öncelikle atlayıp, beşinci bölüme (Kapsam Yönetimi) geçin. Siz kapsamı nasıl tanımlarsınız, kapsam yönetme politikanız nedir gibi soruları kurumunuza özel çıkarın.

Aynı şekilde 13. Bölüme kadar ilerleyin. Herşeyi  birebir almayın. Örneğin 8.Bölüm Kalite Yönetiminde bahsedilen pek çok araç ve teknik var. Eğer seri imalat yapmıyorsanız, pek çoğu sizin için gereksiz olacaktır.

Buna karşılık PMBOK’ta yer almayan ama kurumunuzda tanımlanmış bir takım Kalite Planlama ve Kontrol Yöntemleri olabilir. Bu yöntemleri kendi PMBOK’ınıza ekleyin.

Dördüncü Bölüm (Entegrasyon Yönetimi) 5.Bölümden 13.Bölüme kadar olan bölümlerin bileşkesi olduğu için bu bölümü sona bırakın. Bütün bu çalışmanın sonunda kurumunuza özel bir Proje Yönetimi Metodu geliştirmiş olacaksınız. Proje Yöneticilerinizle paylaşın ve metoda uyulması için yapılacaklar hakkında pratik bilgiler verin.