Tedarik Yönetiminin Planlanması

Tedarik Yönetiminin Planlanması, projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirginleşmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. Bu süreçte, proje ekibi neleri kendi yapacağına, neleri dışarıdan (ürün/hizmet) tedarik edeceğine karar verir.

Satın alma/tedarik işlemleri, satın alma departmanının sorumluluğunda  yürütülür fakat bu sürecin planlanmasından başta proje yöneticisi olmak üzere proje yönetim ekibi sorumludur.

Eğer iyi bir tedarik planı yok ise proje yöneticisi satın alma departmanının kapısını yumurta kapıya gelince çalar. Satın almanın gecikmesi ayrıdır, satın almanın planlanmaması apayrıdır; Doğal olarak, sorumluları da değişkendir.

Neye ihtiyacımız var?

Tedarik planı hazırlayabilmek için özellikle Kapsam Temel Çizgisi (İş Kırılım Yapısının çıktısı) elimizin altında olmalıdır. Böylece projenin ara teslimatlarını görmüş oluruz.

Gereksinim dokümantasyonu, müşteriden gelen ihtiyaçların yazılı olduğu doküman.

İşbirliği anlaşmaları; Eğer şirketinizin belirli ürün veya hizmeti satın aldığı anlaşmalı bir kurum varsa bu durum tedarik planlamayı etkileyecektir.

Bunların haricinde özetle, aktivite kaynak gereksinimleri, risk listesi, maliyet tahminleri, zaman çizelgesi, risklere bağlı sözleşme kararları gibi başlıklar tedarik planlamada gereklidir.

Nasıl Yapılır?

Yap – Satın Al Analizi: Proje ekibi proje içindeki ihtiyaçlarını tek tek ortaya çıkarır ve sonrasında ekibin kendisinin mi bu ürünleri üreteceğine yoksa dışarıdan mı tedarik edeceğine karar verir.

Sözleşme Türleri: PMI, bu bölüme oldukça fazla önem vermiştir ve alıcı ve satıcı arasında yapılabilecek sözleşme tiplerini anlatır. Bunları daha detaylı olarak başka bir yazımda ele alacağım fakat bu sözleşme tiplerinin isimleri şöyledir; sabit fiyatlı sözleşmeler, maliyet geri ödemeli sözleşmeler, süre ve malzeme sözleşmeleri.

Ne Çıkar?

Tedarik yönetim planı: Tedarik yönetimi planı, tedarik belgelerinin geliştirilmesinden sözleşmenin sona ermesine kadar tedarik süreçlerinin nasıl yönetileceğini tanımlar.

Tedarik çalışma bildirimleri: tedarik kalemini, olası satıcıların ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları sağlayıp sağlayamayacaklarını belirleyebilmelerine izin verecek düzeyde ayrıntılı bir şekilde tanımlar.

Yap – Satın al kararları: “Yap ya da satın al” kararları, hangi proje ürünlerinin,  hizmetlerinin ya da sonuçlarının proje organizasyonunun dışından elde edileceği ve hangilerinin organizasyon içinde proje ekibi tarafından yürütüleceği konusunda varılan kararları belgeler.

Tedarik Belgeleri: Olası satıcılardan teklif istemek için tedarik belgeleri kullanılır. Farklı türde tedarik belgeleri için, bilgi talebi, ihaleye davet, teknik teklif talebi, fiyat talebi, ihale bildirimi, müzakereye davet gibi terimler kullanılır.

Kaynak seçimi kriterleri: Seçim kriterleri genellikle tedarik talebi belgelerinde belirtilir. Bu kriterler satıcıların tekliflerini derecelendirmek ya da puanlamak için geliştirilir ve kullanılır.