- Birden fazla projenin bir arada yönetilmesi için “Program Yönetimi”’ne ihtiyaç vardır.

- Projeler arasında ilişkilerin kurulması gerekir.

- Bu ilişkiler kaynak kısıtından veya işlerin sıralanması açısından zorunlu olabilir.

Stratejilerin programlara dönüştürülmesi için üst yönetimin farkındalık düzeyi yüksek olmalıdır.

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
Fon kaynakları belirlendi mi?
Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Kaynak Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme – PMBOK

Bu süreçte her bir aktivitenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli olan insan, makina, malzeme kaynaklarının tahmin edilmesi işlemi gerçekleştirilir.

Bir projenin en başında birey olarak özellikle insan kaynağı belirlenemeyebilir. Bu yüzden özellikle insan kaynakları açısından hangi aktivitede hangi beceride insanlar gerektiği düşünülerek, plan yapılır, daha sonra ilgili departman yöneticilerinden gelen kaynak tahsisiyle birlikte bireyler netleşecektir.

Neye İhtiyaç Duyarız?

Aktivite listesi ve potansiyel kaynakların yoğunlukları (başka projelerde görevli olup, olmadıkları) bu süreç için en önemli girdilerdir.

Bunun yanısıra şirket içinde önceden tanımlı olan rol ve sorumluluklar hangi aktiviteyi kimin yapacağı yönünde işimizi kolaylaştırır. Örneğin, satın alma faaliyetleri, doğal olarak, Satın Alma Departmanı tarafından yapılacaktır.

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme Nasıl Yapılır?

İlgili Departmanların Yöneticilerinin veya çekirdek ekibimizde bulunan departman temsilcilerinin desteğiyle hangi faaliyetin kimler tarafından yapılacağı tahmin edilmelidir.

Sektöre ait basılı dokümanlar bazı faaliyetler için ne kadar kaynak gerektiğine dair bilgileri içerebilir. Örneğin bir makinanın üretim kapasitesi, üretici firma tarafından standart olarak yayınlanmıştır.

Akitiviteleri daha detaylandırarak, yapılan tahminler daha gerçekçi olacaktır. Bu çerçevede detay seviyesini açmak bir teknik olarak, düşünülmelidir.

Son olarak, Proje Yönetimi yazılımları da geçmişteki projelere dair veriler tutacağından gelecekteki projelerin kaynak tahimnlemesinde yardımcı olacaktır.

Ortaya Ne Çıkar?

Aktivitelerin Kaynak İhtiyacı: Yukarıdaki yöntemleri kullanarak, her bir aktivitenin ihtiyacı olan kaynak gereksinimi ortaya çıkacaktır.

Kaynak Ayrışım Yapısı: Proje içinde kullanacağımız kaynaklara dair bir kategorize etme işlemi ile ihtiyacımız olan kaynakları sınıflandırmak mümkündür. Böylece bu projede, iş gücü, makina, malzeme, tedarikçi şeklinde kategoriler oluşturup, kaynakları bu kategoriler altında toplamak genel bakışı kolaylaştıracaktır.

Proje Ofisi’ni Kurum Geneline Tanıtmak ve Etkinleştirme Adımları

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Projedeyiz (Yemekteyiz hesabı…)

Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?

Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…

İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş

Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.

Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.

Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu. Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.

Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

· Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

· Projelerin önem sırasını belirlemek;

· Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

· Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

· Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

· Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

· Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

· Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

· Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

Project Server’da Kurumsal Kaynak Merkezi

res-center Project Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

PMI’a Göre Fonksiyonel Organizasyon

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin operasyonel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmanın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

MS Project ile Aylık Kaynak İhtiyacınızı Belirleyin

Proje Yöneticileri ihtiyaç duydukları kaynakları diğer departmanlardan temin etmek zorundadır. Proje Yöneticileri, diğer departmanların yöneticilerinden (Fonksiyon Yöneticileri) kaynak istediklerinde bir soruyla karşılaşırlar; “Departmanımdan kimi, hangi dönemde, kaç saatliğine istiyorsun?”

Eğer Proje Yöneticisi, bu soruya tatmin edici biçimde cevap veremezse, Fonksiyon Yöneticisinin de planlı bir kaynak desteğinde bulunması beklenemez.

İşte bu soruya tatmin edici cevap vermek için MS Project programında yararlanmak mümkündür.

Aktiviteleri belirledikten ve kaynak atamalarını gerçekleştirdikten sonra;
1- View menüsünden
2- More Views
3- Resource Usage görüntüsüne tıklayın
4- Zoom out butonu ile takvim üzerinde Aylık dönemleri görecek şekilde uzaklaşın.

Eğer Sarı Takvim üzerinde mouse’un sağ tuşuna basarsanız açılan menüden Cost’u seçerek, hangi ay, hangi kaynağınıza ne kadar ödeme yapacağınızı da görebilirsiniz.

Böylece hangi kaynağa hem kaç adam*saat ihtiyaç duyduğunuzu hem de hangi kaynağınıza hangi ay ne kadarlık bir ödeme yapmanız gerektiğini bulabilirsiniz.

Hatta isterseniz bunları Excel’de grafiksel olarak Kaynak Histogramı biçiminde görmek de mümkündür. O da bir balka yazının konusu olsun.